首页 -> 2008年第5期
论新形势下高校科研秘书管理水平的提升
作者：刘进军
[关键词]校院两级管理 科研秘书 科研管理
随着目前我国高校办学规模的不断扩大，管理体制改革的不断深化，许多高校都实行了校院两级的管理模式。高校科研管理也开始实行校院两级管理。在这样的管理体制和模式下，科研秘书管理岗位应运而生。科研秘书在此管理模式下起到一个信息沟通和上传下达的桥梁作用（如图1所示）。科研秘书的职责是：及时落实科技处等部门下发的各类通知、文件，负责项目申报、学科建设、课题开发等资料整理工作，负责科研资料的建档、归档工作，负责草拟科研工作相关的计划、总结、办法和制度，负责学位点的申报工作，负责各类学术活动的组织安排和服务工作，完成年终科研工作量的统计、计算工作，负责社会科研合作工作，等等。
由此可以看出，科研秘书在其中扮演一个极其重要的角色。科研秘书的科研管理能力和水平直接会影响到整个学院日常的科研工作，甚至影响到学校的科研管理整体水平。因此，如何提高科研秘书的科研管理能力，是当前需要研究的一个重要课题。
（一）科研秘书管理工作现状
学校对科研秘书及其管理工作重视不够，认为科研工作重要，科研管理工作不重要；科研人员重要，科研管理人员不重要。在这样的理解之下，对于科研秘书在人员配备、资金配套、进修培训、工作待遇、职称评定等方面缺乏应有的支持。科研秘书不能集中精力投入管理工作，工作积极性不高，最终影响科研管理的绩效。
学校一般重视教师队伍的建设，却忽视对科研秘书队伍的建设。科研秘书队伍结构不合理。一种是从事科研工作的人做管理工作，精通专业知识，却缺乏管理知识，不懂如何管理。另外，因其主要从事科研工作，在科研管理工作方面精力投入不足。另外一种是单纯管理出身的人员来做科研管理，却因缺乏专业知识，不能融入整个科研活动过程中。这些因素造成科研秘书业务素质参差不齐。从工作时间来看，人员频繁更换，队伍不稳定，导致学院科研管理工作无法保持系统性和连续性。
学校没有制定相应的规定和制度有效评估和激励科研秘书。对教师和科研人员制定了岗位职责和职称聘任等规定，且有详细的考核与评估办法，但对于科研秘书缺乏专业化、职业化、科学化的有效评估与激励机制。比如考核时只是笼统地将他们作为行政管理人员进行“德能绩勤廉”考察，在岗位聘任时有“连续担任辅导员或教学秘书××年以上可聘为××岗位”的明确规定，却忽略了对科研秘书的考虑。
科研秘书对自身工作认识不够，没有职业意识，认为是在为他人服务，成果是他人的，职称待遇也不会因为他人的成绩而提高，缺乏从事管理工作的自豪感和成就感。这样的心态会直接影响科研秘书工作积极性和主动性的发挥，导致工作消极，效率低下。
科研秘书的业务水平和管理水平等素质有待提高。随着高校办学层次提高，科研秘书的任务越来越重，工作量急剧增加。有些科研秘书甚至身兼数职，一个人承担几个人的工作，没有更多的时间和精力去参加进修和学习。另一方面，科研秘书不是由专职教师兼任就是由其他行政人员担任，既没有系统学习过管理学专业方面的知识，也很少有人参加科研管理部门组织的正规培训。长期得不到现代管理知识的专门培训，就接触不到新的理念，沿用传统的被动的行为方式和管理模式，已无法适应现代科技发展的需要和科研管理的要求，既不能给领导的决策带来方便，也不能给科研人员提供完善的服务，制约了科研管理功能的发挥和效率的提高。
各学院的科研秘书之间，科研秘书和学校科技处的管理人员之间，以及科研秘书和科研人员之间沟通不够，没有形成高效的管理系统，缺乏相互的了解支持和团队合作意识。
（二）对应的解决措施
1.从学校和学院的角度考虑。没有高素质的科研管理人员，即使有再好的科研设施和条件，也不能卓有成效的开展科研活动。因此，科研秘书管理工作是高校科研活动的管理基础和重要保障，学校和学院管理者应该明确高校科研秘书存在的必要性，充分认识和肯定科研秘书工作在高校诸多管理工作中举足轻重的地位和无可替代的作用，给予足够的重视和应有的支持。学校和学院要积极采取措施，加大投入，为他们提供必要的软件硬件保证和良好的工作环境，激励他们在岗位上发挥自己的聪明才智，提高工作效率和质量，为高校科研提供更加优质的服务。
学校要加强科研秘书队伍的建设。应制定一些相应的规章制度包括工作职责、应有权利来规范管理，提高整体管理层次。工作职责是科研秘书在办事过程中必须遵守的行为准则。应有权利制度的明确使科研秘书的工作不会受到限制，同时也可以避免其滥用权力的情况发生。学校要从管理工作的实际出发，建立专门的聘任、考核、晋升和工资等保障制度，让他们安心工作，调动他们的工作热忱，使那些既有科研管理才能，又愿意在科研管理岗位工作的人有施展才华的机会，从而保持科研秘书队伍的稳定和整体实力的提升。针对科研秘书身兼数职，不能把所有的精力都投入到科研管理工作中来的情况，学校和学院应适当增加学科秘书和研究生秘书的编制，分别承担学科和学位点建设，既合理分工，又可以为科研秘书减负，使他们工作更加专心。
学校要建立和完善激励竞争机制，营造一种积极向上的工作氛围，调动科研秘书从事科研管理工作的积极性及进取心。比如采取适当的流动轮岗制度，定期调整一些不适合科研管理岗位工作的人，给在岗人员一种压力，同时也是一种动力，促使其主动学习和改进管理方式，促进整个管理队伍素质的提高。
科研秘书的工作不同于一般的行政工作，也不同于具体的科学研究，它有着特定的功能和要求，是一项复杂的社会工作，要求具备较高的科学管理素质。科研秘书队伍的建设一方面要选择高素质、复合型人才充实科研秘书队伍，另一方面要重视现有科研秘书素质能力的培训。
学校可以采取多种途径对科研秘书开展有计划和系统的培训，使其不断适应岗位的新需求。如定期举办各种项目申报、知识产权、专利申请等专业培训班；开展计算机、外语、公文等方面的短期培训；邀请优秀的科研管理人员到校做相关专题的讲座等。还可以组织他们到具有良好管理经验的高校或科研机构的科研管理部门参观学习和交流，通过借调等方式为他们创造实践锻炼的机会，有目的有针对性的分派任务以丰富办事经验等。
学校和学院相关领导应了解科研秘书的工作状况，知人善任，充分发挥他们的特长，为科研秘书提供课题和经费的支持，创造条件进行科研管理研究，组织并鼓励他们参加各种科研管理研讨会，加强沟通交流，培养科研秘书的团队精神，提高科研管理整体水平。
2.从科研秘书自身发展考虑。作为高校科研管理人员，科研秘书不仅要熟悉科研管理政策、专业知识和其他辅助的技能，协助学院分管领导进行科研管理，而且要和全校及学院其他部门进行相互配合与支持协作，随时处理遇到的问题，工作任务繁杂。要保持科研管理工作协调运转，科研秘书需要具备以下几方面的素质：
（1）敬业精神。科研秘书工作的实质是为科研人员服务，需要良好的道德修养、认真负责的工作态度和无私奉献的敬业精神。科研秘书首先要热爱本职工作，有较强的责任心和使命感，忠于职守，不计较个人得失，愿意为科研工作贡献自己的力量。在管理工作中遵循以人为本的管理理念，热情服务，平等待人，主动与科研人员交流，听取其意见和建议。想科研人员所想，急科研人员所急，尽量解决他们在科研工作中遇到的困难，使他们一心一意投入到科研工作中去。
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