首页 -> 2008年第5期
论新形势下高校科研秘书管理水平的提升
作者：刘进军
科研秘书经常与领导接触，参加各种重要的会议，参与科研人员项目申报等的评审，经常接触大量的内部信息和文件，接触科研人员课题研究的前沿领域和研究成果等。因此科研秘书还需要严守保密制度，这也是一个管理人员应该遵守的职业道德。
（2）专业知识。科研秘书服务的对象是各学科领域的学历层次高、知识范围广的科研人员，他们所担负的工作都具有很强的专业性，科研管理工作因此涉及各个学科不同的研究方向和研究内容。如果科研秘书自身科学文化知识修养不够，缺乏相关学科专业知识，对科研人员的研究领域、研究水平及最新研究进展缺乏了解，就很难与他们进行沟通和有效地做好服务工作，导致在项目申报、经费申请、争取相关资源方面处于不利地位。
随着科研的进一步深入，交叉学科也越来越多，科研秘书应该努力学习自己所管理范围涉及的学科领域专业知识，还要在工作中不断加强巩固和积累，及时掌握和补充新的内容，这样才能够与科研人员进行较深层次的沟通，了解和掌握科研人员工作状况，便于对科研过程中出现的问题做出合理的判断和有效的处理，适应现代科研发展的需要。
（3）业务技能。科研秘书工作事务性强，涉及范围广，其职责大到为领导出谋划策，草拟文件，小到发一个项目通知，收一份项目申请，其管理者、执行者及参谋助手等多角度多角色的定位，决定了科研秘书不仅要熟悉科研管理过程的各个环节，而且要掌握现代化的管理工具和手段以及文书档案等社会科学知识。
在如今的科研日常管理工作中，从科研项目的申报、中期检查、结题到成果登记均采用专用的计算机软件，大量科研信息的发布、搜集、储存、整理、查询、统计，都离不开计算机和网络。熟练掌握各种项目申报管理软件和系统，灵活运用计算机和网络来完成科研管理工作不仅规范，而且高效是科研秘书必须掌握的一项能力。另外，科研秘书要对科研信息有高度的敏感性，掌握一定的现代信息处理能力，对获取的信息做出正确分析和判断，熟练运用现代化的信息处理手段（网络、电子邮件、手机短信、传真等），及时快捷地将信息传达出去，更好地完成各项管理工作。
随着国际交流与合作的深入开展，国内外高校的科研合作越来越频繁。科研秘书应该努力提高自身的外语水平，以更好地组织完成各种国际科研合作和学术交流活动。
日常科研管理工作中必然需要接触一系列如申请书、合同、协议、进展结题报告等文档，草拟一些管理文件等，加强在文字方面的修养和提高，可以事半功倍。平时要注重写作能力的训练，多读多看，勤于练习，提高书写速度和文字规范，提高文字表达能力和公文书写水平。还要学会对日常工作中收集积累的与科研有关的文件、资料、数据等资料进行分类归档保存，定期或不定期地向领导和科研人员提供档案资料的查阅和资源共享。
（4）管理能力。科研秘书在日常工作中，要同各方面的人和事打交道，需要以科学的管理理论为工作指导。通过阅读一些管理学方面的专业书籍，比如《管理学》《管理沟通》《公共关系学》《人力资源管理》等，了解现代管理科学中的新理论、新技术和新方法，为我所用。
科研秘书需要具备综合分析能力、组织协调能力、灵活的应变能力。在管理过程中要善于从错综复杂的关系或矛盾中分清主次，发现问题；还要协调好领导之间、部门之间、科研人员之间的关系，准确果断地解决问题。在处理日常事务过程中，都能做到有条不紊，疏而不漏，提高工作效率及管理效能。
科研秘书需要具有良好的语言表达能力、较强的人际交往能力与互动能力。要在管理过程中与各个机构、各类人员之间进行联系，建立和谐顺畅的工作关系。上级部门的政策和指示、科研人员的研究情况等都需要科研秘书相互转达，才能保持良好的互动关系。加强这些能力的培养和锻炼将有助于妥善处理管理环节中遇到的情况，最大限度地利用人力、物力资源，为科研提供完备的服务与保障。
（5）创新能力。科研管理工作随着科学技术的进步也在不断发展，中间必然会出现许多新问题、新思路、新课题，这就需要科研秘书去探讨、去研究，丰富发展、创新科研管理这门学科，提高科研管理水平。
科研秘书要不断学习科研管理理论、方法和政策，不断加强开拓创新意识的培养，变被动工作为主动工作，变经验管理为科学管理，变封闭管理为开放管理；做到现代管理与传统管理相结合，集中管理与分散管理相结合，柔性管理与刚性管理相结合。要善于思考，勤于总结，提高工作效率。
要不断学习和掌握现代化管理经验和手段，善于借鉴别人的先进经验，并创造性地与工作实际情况相结合，善于把握科研工作的特点和规律，从大量细微的工作中总结经验，转变工作作风，改进工作方法，以此来指导今后的科研管理工作。
总之，科研秘书应不断加强自身修养，树立高度的敬业精神，充实专业知识和业务技能，拓宽知识面，运用现代管理的思想和手段，发挥自身优势，开拓创新，使工作更简捷轻松，程序规范，高效和科学，为实现学院和学校整体科研水平的提高做出应有的贡献。
（三）总结
科研秘书是高校科研管理队伍中的重要组成部分，其自身素质和管理能力的高低直接会影响到高校科研工作的发展。在校院两级科研管理体制下，学校和学院要提高对科研秘书及其管理工作的重视，优化环境，完善制度，有计划有目的的进行培训和队伍建设；科研秘书也要从自身发展出发，对服务意识，专业知识，业务技能、管理和创新能力等方面加强培养和学习。通过这两个层面的共同努力，锻炼出一支知识结构合理，素质高、能力强的科研秘书队伍，促进高校科研工作实现跨越式发展。
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