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以教学工作水平评估为契机促进高校教学档案规范化建设
作者：吕 鸿
关键词：评估；档案；规范
教育部新的五年一轮普通高等学校本科教学工作水平评估制度已于2004年正式启动，本科教学工作水平评估是我国高等教育教学建设和改革的重要组成部分。随着评估工作的开展，评估档案也随之产生了。评估档案主要是高校为评估工作而准备的迎评材料。从各类评估工作实践看，评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息，了解各项工作的状况，可以说档案资料是评估专家组对高校办学水平和教育质量做出评价的重要依据，如果没有系统全面的档案资料作为支撑和佐证，要对一所高校进行客观、公正、全面的评价几乎是不可能的。为了在有限的评估时间内顺利通过专家考评，部分高校对迎评所需材料进行了集中分类整合，形成评估档案。特意为评估而精心准备的评估档案，不但影响了评估材料的真实性，而且有悖于开展评估工作的意义。
一、评估档案的弊端
1、评估档案表现了极大的功利性。有的高校平时对应归档文件材料在形成阶段的建设重视不够，忽略原始积累，在着手对照评估体系指标时，发现许多工作没有留下文字材料或有些工作根本就没开展。为了顺利通过评估，不得不投入大量的人力、财力进行补充、加工、拼凑。补救过程中，有些材料是临时补做；有些甚至照搬其他学校评估材料，进行改头换面，精心包装成自己的评估档案；还有的以无视其他各种原始记录载体为代价，死板地按照评估指标体系的顺序，呈现给评估专家的是整理完好的、合理化了的、铁板一块的文件汇集，而这样的文件汇集在工作现实中恐怕从未存在过。评估工作结束后，这些评估档案也完成使命被束之高阁了。
在准备评估材料中，涉及高校职能部门产生的档案材料相对规范些。由于管理部门具有较强的职责分工性，工作职责本身比较详细地描述了行政工作范围和要求，从年度归档的档案中都能系统地反映其工作面貌，不需要特意包装。相比之下，高校教学单位产生的档案材料，有很大的非职责性。即这些材料都分别产生于不同专业、不同课程的不同教师工作环境中，分散在日常的点点滴滴教学工作和教学管理过程中，如果教师及教管人员档案意识较强，对本职工作中产生的材料就会自觉积累保存；如果其档案意识薄弱，做过的工作往往不留痕迹，或是有结果而没有过程材料。这种忽视档案材料的积累和归档的现象，在教学单位不是个例，而是相当普遍，为此才出现为了评估而临时补救拼凑评估案的做法。
2、评估档案打乱了原有档案管理基础。在准备评估材料过程中，为使评估档案的齐全完整，有的材料从别处找来填补；有的不惜从学校原始档案中抽取出来，再按照评估要求的框架进行整理。整理的方法是按照评估指标体系的排列顺序，有的是按“一级指标+二级指标+观测点+具体项”分类整理；有的按“一级指标+观测点’具体项”分类整理；还有的按“二级指标+观测点+具体项”分类整理。这些分类模式都不符合高校现行的档案分类管理体系要求。根据《高等学校档案实体分类法》，高校文件材料的整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，归档文件分为“党群、行政、教学、科研、产品、基建、设备、出版、外事、财会”等类目；形成同一活动领域的档案应作为一个整体归入相同类别，才能便于高校档案的保管和利用。按照评估指标体系整理的评估档案，难以反映高校实际教学工作水平和教学管理的过程及状况，与高校原有档案管理体系难以实现有机衔接，也无法为高校日常工作的需要提供优质的利用服务。
二、档案的规范化建设是评估工作的基础
评估工作需要档案材料作凭证，这充分证明档案的价值。档案作为文件的转化物，是实践活动和行政管理中不含利害关系的副产品，是被动继承的、自然的或有机的元叙述。档案的本质属性是原始记录性，它的凭证依据价值也正是“原始记录性”所体现的。高校的教学档案都是随一定的专业教学活动而形成的，备课、授课、实验等教学工作中产生的看似零乱的材料，它们之间由于产生的时间、范围、学生对象等特征而形成有机联系，具有明显的成套性和系统性。若把这些文件材料笼统地按照评估指标体系进行分类整理，就会无意间破坏它们之间的有机联系，同样它们的原始凭证依据价值也将破坏。因此，收集齐全完整、整理科学规范的高校档案，是高校开展评估工作的重要基础。教学工作中产生的材料更是评估的重点，需要加强对教学专业档案的形成特点和管理规律的研究，真正落实“以评促建”的评估工作原则。
1、依据高校教学规律做好高校档案。《高等学校档案实体分类法与高等学校档案管理规范》视高校全部档案为一个有机整体，其二级类目的设置和细分标准，采用了按专业、学科、项目、产品种类、型号以及惯用的划分方法设置类目，充分考虑了高校档案形成的规律和特点。就教学档案而言，它是在专业建设、课程建设和教学实践过程中形成的，它直接记录了教学人员的教育思想、教学方法和教学成果，形成了自身的特点：第一、组成的成套性。教学单位一般都是以一个专业来安排教师工作任务的，一个专业也就是以一个独立教学项目为工作对象，把相关课程的教师组成一起，按照严格的科学的教学规律来开展教学工作，其过程中形成了相应的具有系统的、不可分割的有机联系的教学文件整体，从而决定了教学档案的成套性特点。了解和掌握教学建设和教学运动的过程性和基础性材料的产生形成的规律，是教学档案能齐全完整收集保管的基础。高校教学成套性材料包括两方面：一是理论教学方面的材料：①专业建设：包括专业人才培养方案，教学计划，教学大纲，实验教学大纲等；②教学工作规范：包括教学过程的组织管理，教学质量管理；③学生学业成绩管理：包括学籍管理，考核管理，命题与试卷管理，成绩评定与记载，考场与监考规则等：④课堂教学：包括教师教学质量标准，课堂教学常规等；⑤课程建设：包括重点建设课程及优质课程、精品课程的建设等；⑥教材建设：包括教材建设与管理，教师自编教材使用等。二是实践教学方面的材料：①实验室建设与管理：包括实验室建设规范，实验教学管理规定，实验技术人员工作规范和岗位职责，仪器设备管理及使用办法，学生实验守则等；②实习实训基地建设：包括实习管理办法，实训基地建设与管理等；③毕业论文(设计)材料：包括毕业论文指导和评审办法，毕业论文管理意见等。以上材料都产生于教学各环节中，其中的每一份表格，每一页文字都是该套专
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