首页 -> 2007年第6期

以教学工作水平评估为契机促进高校教学档案规范化建设

作者：吕　鸿

业教学档案不可缺少的组成部分，只要教学人员在工作中做个有心人，重视日常工作的文件制作和积累，才能形成教学档案的完整成套。第二、形成的阶段性。根据教学规律，一个学期、一个学年的教学任务是有阶段性的，但又是一环紧扣一扣，同一专业的教学工作，前期是后期的基础，前后不同学年的教学文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分。每一专业的学生从入学到毕业每阶段都留下不同的被培养教育的学籍档案，为此也留存不同阶段教师工作的材料。因此，根据教学文件材料形成阶段性这一特点，教学专业档案要区分学期、学年，每一学期、学年产生的文件材料要及时收集，每阶段结束后及时整理、分类归档，并及时检查其阶段产生的材料是否完整成套。第三、内容的专业性。同一专业的教学档案，是由不同课程的教学人员分别展开具体的教学工作，又相互配合共同形成，是集体创作的过程。为此，教学档案文件材料其形成过程反映出很强的专业性特点。每一课程的教学过程都反映了专业教学实践活动的特点、要求和规律，培养学生的目标也是按专业来展开的，其今后对教学档案业务方面的利用也是有针对性地按专业来进行。因此，教学档案在收集、整理和编制检索工具时，都要考虑到文件材料的专业性，以及各课程问的联系特点；不同专业形成的教学文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类编号的结构层次时，要考虑文件材料所属专业与教学阶段之间的隶属关系。
　　
　　2、深化检索，满足各方面的利用。高校档案规范化建设最大的目标是文件材料的完整齐全和尽可能满足利用的需要，档案的齐全完整要靠平时的日积月累，评估专家对高校工作的评估过程，也就是对学校档案工作的检查和利用过程，这个过程工作的基础，不是靠临时组合而成的评估档案，而是靠学校档案的原有基础。档案基础扎实了，任何时候任何形式的评估都能经得起检查。具体针对某个专题的评估工作，也不需要临时再组合评估档案，只要对原有档案进行深度检索，依靠丰富的多种途径的检索工具来完成评估需要的利用档案工作。另外也可以按照评估指标体系的内容要求，编制一套专用的评估材料检索工具，如专题目录，主题目录，也可以是项目索引、文号索引等；既有通过传统的手工检索，更应有利用计算机进行检索。只要能将评估所需的依据材料从档案馆(室)藏中检索到，无论是保存在学校档案馆(室)还是保存在教学单位，提供的原件都能说明工作的原有基础和真实面貌。
　　档案利用工作是档案工作的最终目的，是对档案价值和档案工作水平的检验。提供档案利用的方式较多，接待借阅，举办档案资料展览，编纂出版档案史料，建立档案信息网站等，但要做到“便于”和“满足”各方面对档案的利用就不容易了。中共中央办公厅主任王刚指出：“整合档案信息资源，创新档案服务机制，是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措”。高校信息资源是指高校活动中，经过加工处理有序化并大量积累后的有用信息的集合。高校档案信息资源是高校发展的战略性资源，随着计算机技术、网络技术、数字化技术的深入运用，如何用好用活学校档案信息资源，是高校创新档案服务的思路。高校作为先进技术的传播者和研发者，有条件有义务运用先进的网络技术、计算机技术和多媒体技术进行档案管理和信息开发。以教学工作水平评估工作为契机，逐步建立并完善高校档案资源信息化建设，建立各种专题档案数据库，如教授成果数据库，科研数据库，特色教学档案数据库，重点学科建设数据库，历届毕业生数据库等等，尽早实现档案管理现代化，使档案工作的各个环节以更高的效率为高校的各项工作服务，实现档案信息资源的共享。
　　
　　3、健全档案工作机制，保障档案工作规范化。高校教学工作水平评估工作既是对高校教学质量水平的检查，也是对高校档案管理水平的一次重要检验，可以反映出高校档案工作是否规范，材料是否齐全完整，档案检索和信息资源开发利用是否能满足各方面利用的需求等等情况。为此，高校档案工作要以评估为契机，完善档案管理机制，提高管理效能。一是完善档案队伍网络建设，从组织上保证高校档案队伍稳定和素质的提高；二是建立纳入机制，将高校档案工作纳入到高校发展的全局工作中，纳入到高校教学质量提高的大事中，领导重视，明确各部门的职责，从制度上确保档案工作有效落实；三是加强过程控制，从源头上重视文件材料的收集，做到每项工作的开展与文件材料收集同步，项目质量检查与档案检查同步。同时制定档案工作激励机制，定期开展各部门档案工作的检查评比和奖罚工作，以此为档案管理的日常运作机制提供质量上的监控和保证，避免把问题积压到评估来临前仓促应付解决。
　　
　　[责任编辑：杨裕南]

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