努力把自己份内的事干漂亮(2) 2.把复杂的工作简单化 把复杂的事情搞简单了，这是一门艺术，而艺术是需要有修养的人来做的，所 以你必须把自己的审美情趣，抽象思维的训练搞好，这样，你就能把乱麻用快刀剪 了，而不徘徊于“剪不断，理还乱”的尴尬中。 分清工作的主次，首先把那些无关紧要的工作放一边去，接着再排除那些虽然 有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。 对于那些必须目前就干的工作，也要很好地进行组织。组织工作的方法有如下 几条，既可以单独使用其中的一条，也可以互相配合使用。 (1) 综合。即在同一时间内综合进行多项工作。我们说，办事要有顺序，并不 是说同一时间内只能办一件事，而是运用系统论、运筹学等原理，可以同时综合进 行几项工作。就像站着一大排人，一个一个地传递砖头，这样做效率比较低。反之， 如果把各项工作综合起来统一安排，效率就会大大提高。 (2) 结合。即把若干步骤结合起来，例如有两项或几项工作，它们既互不相同， 又有类似之处，互有联系，实质上又是服务于同一目的的，因而可以把这两项或几 项工作结合为一，利用其相同或相关的特点，一起研究解决。这样自然就能够省去 重复劳动的时间。 (3) 重新排列。即改变步骤的顺序，也就是要考虑做工作时采取什么样的顺序 最合理。要善于打破自然的时间顺序，采取电影导演的“分切”、“组合”式手法， 重新进行排列。例如一天工作下来很疲乏，晚上又要上夜校，那么就应该把休息时 间提前，从床上移到其他地方，如在公共汽车上趁机闭目养神，可保证晚上精力充 沛。 (4) 变更。即改变工作方法。改变工作的手法大体有两种，一种是“分析改善 方式”，即对现行的手段方法认真仔细地加以分析，从中找出存在的问题，即找出 那些不合理和无效的部分，加以改进，使之与实现目标要求相适应。一种是“独创 改善方式”，即不受现行的手段、方法的局限，在明确的目的基础上，提出实现目 的的各种设想，从中选择最佳的手段和方法。 (5) 穿插。尽可能把不同性质的工作内容互相穿插，避免打疲劳战。如写报告 需要几个小时，中间可以找人谈谈别的事情，让大脑休息一下。 (6) 代替。即把某种要素换成其他要素。如能打电话的就不写信，需要写信的 改为写便条，需要每周出访的改为隔周一次，在不出访的那一周里，可用电话代替 出访。 (7) 标准化。即用相同的方法来安排那些必须时常进行的工作。比如，记录时 使用通用的记号，这样一来就简单了。对于经常性询问，事先可准备好标准答复。 找到使工作简单化的规律了，那下一步就是要把工作简单化付诸实施了。 工作条理化，既是一件容易事，又是一件难事。一位管理人员叹息说：“我最 大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”工作有序性，首先体现在对时间的 支配上，要有明确的目的性。 只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个 工作，防止每天陷于杂乱的事务中。 只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主 要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。 填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是 在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且 不管它的重要性和顺序怎样，一项也不落地逐项排列起来，然后按这些工作的重要 程度重新列表。重新列表时，要试问自己：“如果我只能干此表当中的一项工作， 首先应该干哪一件呢? ”然后再问自己：“接着，我该干什么呢? ”用这种方式一 直问到最后就行了。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其 后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上 注上你认为是最合理最有效的办法。 为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、 每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行 任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的 时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定个好的工作日程表 就更加重要了。计划与工作日程表不同在于，计划是指对工作的长期打算，而日程 表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的 计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程 表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱， 不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。名作家雨果说过：“有些人 每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些 平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有混乱二字。”制定工作日程会因 工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则： (1) 以活动中心来制定工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重 要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。 (2) 以当天最重要的那件事来制定日程。不可能有这种奇迹，刚开始干，一下 子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太 好办的工作。 (3) 把有关联的事归纳。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如， 有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来 访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。 (4) 适应生物钟。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用 这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和 工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作， 或者休息一下。 由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免 有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情。所以在有了工作 日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作， 也明确了此时此刻应该做什么工作。 3.做时间的主人 没有哪个管理人员不喜欢高效利用时间的员工，这样的员工能够做时间的主人， 能够让上司放心地完成自己的任务，做好本职工作。要做时间的主人，不仅需要勇 气，还需要理智，以及最最重要的一条——坚持不懈。 “我做的每一件事都经过精心计划，否则我不可能完成任何事。”这是在密歇 根州拥有将近20家家具店的坎贝尔家具公司董事长兼总执行长坎贝尔所说的话。它 的整体规模、设备和销售量已使它跻身美国最大家具公司之林。坎贝尔雇用上百名 员工，他们也和他一样致力于追求客户的满意，满足人们对于家具的需求。坎贝尔 成功地运用了许多重要的技巧和方法而攀上顶峰。其中很重要的一门技巧就是，充 分利用时间。当坎贝尔说到“精心计划每件事”，在他的观念里，“计划”就包括 将他的活动排定优先次序，懂得分层负责，同时最重要的是，以一种最有效率的态 度聪明地管理时间。 事实上，坎贝尔把时间视为最重要的日用品之一，他发现了一个事实，那就是 有如此多的人不珍视它。以今日的用语来说，时间是不可回收的。光是注意现在几 点几分，是不会有任何经济效用的。在现今社会里，很少有人把时间视为一项投资， 而你对于每种投资，都会要求满意的报酬。 “是时候了”这句话对坎贝尔而言，具有实质的意义。当他12岁将近13岁的时 候，父亲拉着他的手说：“过来，孩子，现在是我带你到外头找个兼差工作的时候 了。”坎贝尔是很愿意的，当时家庭经济状况很拮据，而坎贝尔也真的希望出去工 作。他想学习如何卖东西，于是他父亲就带他到附近熟识的杂货店，告诉店主说： “我希望你给坎贝尔一个工作。”那位店主表现得很犹豫，他说，“店里生意并不 忙，你的孩子又还小，而我也不打算雇人。”他父亲说：“他会努力工作的，他可 以做任何事，像是扫地、清洁，什么事都行。”接着他又说，他和孩子想要的是借 此学习如何销售东西。他终于得到这份工作，而且从那天起，坎贝尔说他这一生就 一头栽进销售事业里去了。“我卖报纸，卖服饰，卖家具。我有充沛的动力，而我 愿意投注我的时间去获取成功。”而他所贩售的就是被善加利用的时间。 他回忆道：“我在一间家具店得到一份工作，负责店内销售的工作，正好可以 把我过去在杂货店里学到的销售技巧派上用场。”他和太太组织了家庭，而当生了 一个又一个孩子后( 他是10个小孩的父亲) ，他更加倍努力以追求成功。他说： “后来我成为一家商店的经理，但我非常渴望给家人一个舒适的生活，所以我知道 我必须赚更多的钱。”当他为未来制定目标时，他父亲很久以前说的那句话：“儿 子，是时候了。”或许在潜意识里影响了他。他知道，时间是珍贵的赏赐，他应该 善加利用。事实上，早在他在杂货店工作的那段期间，他很快就明白了时间的重要。 “当你在一个零售的环境里工作，你面对你的客户，你必须好好运用每一分钟。你 必须跟着客户，满足客户的需求，最后达成交易。你不能浪费一分一秒。”在坎贝 尔攀登顶峰的过程中，他让时间为他工作。他管理时间的原则非常值得大家学习： (1) 懂得时间的价值。时间是上天最珍贵的赏赐，一颗价值不菲的珍珠。坎贝 尔建议：“定期安排会议，同时限定会议时间的长度，务必不浪费每一分钟。同时 我凡事都事先预约，而且我认为每个人都会准时。”(2) 控制时间。以一种精打细 算、有效率的方式，利用你所拥有的时间。坎贝尔提醒大家：“谨记好好掌握每一 件事，意思就是好好掌握时间。”(3) 时间先后要排对顺序。逐一检查你的工作， 列出什么该在本星期之初就去做，什么可以留待稍后再做，列出什么应该一大早就 做，什么可以晚点再处理。坎贝尔说：“排定优先次序可以帮助你确定你已将最重 要的事放在最优先的位置上。”(4) 授权要慎重。让自己专心去做主要负责的事务， 把其他工作交给助手去做。坎贝尔说：“你想插手的事情愈多，你浪费的时间就愈 多。授权是对的，但还要确定你跟我一样，把工作分派给最佳人选。这么做就等于 多了好几倍的你。”(5) 不可拖拖拉拉。没错，拖延是偷时间的贼，所以今天该做 的事，绝不要延到明天才做。 坎贝尔说：“我为自己定下了一个规定，在我下班离开之前，一定把工作做完。” 西方有一句谚语：“省下一分钱就等于赚到一分钱。”我们也可以这么说：“省下 一分钟就等于赚到一分钟。”所以，你省下的每分每秒就是你所赚到的，而你赚得 的，就是能否升职的衡量仪。 应天故事汇(gsh.yzqz.cn) 下一章　回目录