习惯三：要事第一（中） 集大成的时间管理理论第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然 每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目 标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。 然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。更何况，根据外 在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，缺乏自制力与自尊。 第二代经理人自制力增强了，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍 没有轻重缓急之分。 第三代经理人则大有进步，讲究理清价值观与认定目标。可惜，拘泥于逐日规 划行事，视野不够开阔，难免因小失大。第一、三类事务往往占去所有的时间，这 是第三代理论最严重的缺失。 不过以上三代理论的演进，仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上， 开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调 产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。 管理方法六标准 有效的个人管理方法须符合以下标准： 一、一致：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之 间，应和谐一致。 二、平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免 忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他 方面的遗憾，但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身 体或性格上的缺失? 三、有重心：理想的管理方法会鼓励并协助你，着重虽不紧迫却极重要的事。 我认为，最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7 天中，每天各有不同的 优先标的，但基本上7 日一体，相互呼应。如此安排人生，秘诀在于不要就日程表 订定优先顺序，应就事件本身的重要性来安排行事历。 四、重人性：个人管理的重点在人，不在事。行事固然要讲求效率，但以原则 为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率，迁就人 的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行，并不是要让我们为进度落后而产生 内疚感。 五、能变通：管理方法应为人所用，不可一成不变，视个人作风与需要而调整。 六、携带方便：管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。 根据实际经验，我设计出一种符合以上诸条件的表格。其实，许多优秀的第三 代管理工具，也值得采用，只是实际做法或具体运用因人而异罢了。以下举实例说 明如何以原则为重心，建立起充分掌握重点的一周行事历。 个人管理四步骤 有效的个人管理可分为四个步骤： ●确定角色——首先，写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个 问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外，父母、儿女、职员、 老师……凡是你愿意定期投入时间精力的，都可以纳入其中。 不必想得太严肃，仿佛立下终身职志，只须考虑未来一周中应该扮演的角色即 可。 请看以下两例，是一般人如何看待他们所扮演的各种角色： 一、个人 二、丈夫/ 父亲 三、新产品经理 四、研究经理 五、人事经理 六、行政经理 七、公司董事长 一、个人发展 二、妻子 三、母亲 四、房地产推销员 五、主日学老师 六、交响乐团董事 ●选择目标——其次，为每个角色订定未来1 周欲达成的2 至3 个重要成果， 列入目标栏中( 请看表五-2) 。 这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。即使 不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1 周的目标中， 务必有一些真正重要但不急迫之事。 ●安排进度——现在，根据上面所列目标，安排未来7 天的行程。比方说，目 标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2 个小时完成此事。通 常星期日( 或一周中对你最有意义或最特殊的一天) ，正是思考如何提升自我及规 划一周行事的最佳时刻。 再比方，锻炼身体是你的目标，那么不妨安排3 至4 天，每天运动1 小时。 有些目标可能必须在办公时间完成，有些得在全家共聚一堂时实现。 每个目标都可当做某一天的第一要务，更理想的是当做特殊的约会，全力以赴。 对本年度或1 个月内已定的约会则一一检讨，凡是符合个人目标的加以保留，否则 便取消或更改时间。 在表五-2中，一共有19个目标，大致都很重要，分别安排在7 天内。左下角的 方格是“精益求精”栏，提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面，来 检讨追求人生目标后的情况。详情请参阅第十章。 经过一番规划，这张“一周行事历”中，居然还留有不少空白。足以应付突发 事件，调整工作日程，建立人际关系，或偷得浮生半日闲。由于一切都在个人掌握 之中，便无须瞻前顾后。 ●逐日调整——每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。第三代理论强调 的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。 从以上的实例，你是否已心领神会这种做法的可贵之处? 依据我个人的心得， 以及许多人受益的情形，我深信这种做法确实不同凡响。 执行程序 第三个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后，计算机必须加以 执行。 顺从别人的意愿，完成他人眼中的要务，或无牵无挂地享受既不紧张又不重要 的活动，岂不轻松愉快? 至于执行自己依理性原则设计出的程序，则或多或少考验 着自制力，此时就得靠诚心正意的修养功夫，坚定意志。 俗语说：“天有不测风云，人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历，必要时 仍须有所更动。只要把握原则，任何调整都心安理得。 我有个儿子，一度对追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相当紧凑。到后 来，日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天诸事顺利，他依计划洗车、 借书……但到了“与女友分手”这一项，事先的计划完全打破。 原本他只安排了10至15分钟打电话，向女友解释一切。没想到，解释了1 个半 小时，还难以收场，因为女友实在无法接受这突如其来的打击。这再一次证明，对 人不可讲效率，对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。 为人父母者，尤其是母亲，常耗费所有的时间照顾小孩，以致一事无成，备感 挫折。但挫折多来自有所期望，而这期望反映的却是社会价值观，不是个人的价值 观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感，可以依靠习惯二——以终为始。 第四代个人管理理论的特点，在于承认人比事更重要。而芸芸众生中，首要顾 及的便是自己。它比第三代理论高明之处是：强调以原则为重心，以良知为导向， 针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生 活。 应天故事汇(gsh.yzqz.cn) 下一章　回目录