习惯三：要事第一（下） 高效能的秘诀——授权授权是提高效能或效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于 授权，总觉得不如靠自己更省时省事。 其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此， 授权 代表成长，不但是个人，也是团体的成长。已故名企业家潘尼(J.C.Penney)曾 表示，他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后，他毅然 决然放手让别人去做，结果造就了无数商店、个人的成长与发展。 由此可见，授权也与公众的成功有关，这一点留待第六章加以讨论。此处专论 授权与个人管理技巧的关系。 授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。事必躬亲者凡事不假外求。不放心子 女、宁可自己洗碗的父母，自绘蓝图的建筑师或自己打字的秘书，都属于这一类。 反之，管理者注重建立制度，然后汇集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗 的父母，领导一群设计人员的建筑师，或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。 假定事必躬亲者花1 小时可产生1 单位的成果( 如图5-7)，那么管理者经由有 效的授权，每投入1 小时便可产生10倍、50倍，甚至100 倍的成果，其中诀窍不过 是将杠杆支点向右移而已( 如图5-8)。 两种类型的授权 授权依型态可分为两种，一是“下达指令”型，一是“充分信任”型。 下达指令 放不开手的管理者坚持一人独挑大梁，属下惟命是从，意即不做任何决策、不 负任何责任。 有一次，我们全家去滑水。擅长滑水的儿子由我驾船拖着滑行，我的妻子负责 拍下他的精采动作。起先我叮咛她慎选镜头，因底片所剩不多。后来发现她对相机 性能不熟，就频频面授机宜：要等太阳落在船的前方，且儿子表现美妙动作时再按 快门。 可是愈担心底片不够或妻子技术欠佳，我愈无法放手让她拍。到最后，演变成 我下口令，妻子才按快门。 这就是下达指令型的授权，必须亦步亦趋地监督。这种方式常被采用，但成效 如何呢? 有多少人能够如此事无巨细地管理属下呢? 充分信任 充分信任型的授权，才是有效的管理之道。这种方式注重的是结果，不是过程。 获授权者可自行决定如何完成任务，并对结果负责。起初，也许会比较费时，但绝 对值得。 充分信任型授权必须双方对以下事项，有足够的默契与共识： ●预期的成果：管理与被管理的一方须对预期的结果与时限进行沟通，宁可多 花时间讨论，确定彼此认知无误。讨论重点在成果，不在手段。 ●应遵守的规范：授权有一定的限度，所以必须加以规范，但切忌太多，约束 太多。 然而也不可过度放任，以致违背了原则。对可能出现的难题与障碍，应事先告 知对方，避免无谓的摸索。 ●可用的资源：双方确定可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。 ●责任的归属：约定考评的标准及次数。 ●明确的奖惩：依据考评结果订定赏罚，包括金钱报酬、精神奖励与职务调整 等等。 仍以我家为例来说明。有一年，我们开家庭会议，讨论共同的生活目标以及工 作分配。会议结果不问可知，因为孩子还小，我与妻子分担了大部分工作。当时年 仅7 岁的史蒂芬已相当懂事，自愿负责照顾庭院，于是我认真指导他如何做个好园 丁。 我指着邻居的院子对他说：“这就是我们希望的院子——绿油油而又整洁。除 了上油漆以外，你可以自己想办法使院中充满绿意，用水桶、水管或喷壶浇水都行。” 又为了把我所期望的整洁程度具体化，我俩当场清理了半边的院子，好给他留 下深刻的印象。 经过两星期的训练，史蒂芬终于完全接下了这个任务。我们协议一切由他作主， 我只在有空时从旁协助。此外，每周两次，他必须带我巡视整个院子，说明工作成 果，并自行判断表现成绩。 当时并未谈到零用钱的问题，不过我很乐意付这笔钱。我想，7 岁大的孩子应 该已有责任感，足以负担这个任务。 那一天是星期六，一连过了3 天，史蒂芬毫无动静。星期六才做的决定，我不 奢望他立即行动，星期天也不是工作日，可是星期一他依然故我。到星期二，我已 经有些按捺不住。不幸的是，下班之后，院内脏乱依旧，史蒂芬却在对街的公园里 嬉戏。 我感到极度失望，忍不住想要唤他过来整理院子。这么做可收立竿见影之效， 却会给孩子推卸责任的借口。于是我勉为其难忍耐到晚餐用毕，才对他说：“照前 几天的约定，你现在带我到院子里，看看工作成绩，好不好? ” 才出门他就低下头，过不多久更抽噎地哭起来。 “爸，这好难哟! ” 很难? 我心里想：你根本什么都没做。不过我也明白，难的是自动自发，于是 我说：“需不需要我帮忙呢? ” “你肯吗? 爸! ” “我答应过什么? ” “你说有空的时候会帮我。” “现在我就有空。” 他跑进屋去拿来两个大袋子，一人一个，然后指着一堆垃圾说：“请把那些捡 起来好不好? ” 我乐于从命，因为他已开始负起照顾这片园地的责任。 那年暑假我总共又帮了两、三次忙，之后他就完全独立作业，悉心照顾一切。 甚至哥哥姐姐乱丢纸屑，立刻就会受到指责。他做得比我还好。 信任可以激发最强烈的动机，使人全力以赴，但需要时间与耐心。惟有经过相 当的训练与陶冶，才能培养足够的能力，不致有辱使命。 我相信，善于授权可以收事半功倍之效，且对双方都有益处。不过授权者必须 真心诚意以管理为出发点，而不是只求效果。比方整理房间，做父母的自然是得心 应手。但为了训练子女，就得耐住性子，给他们时间，放手让他们去做，父母只能 从旁指导。纵使一时浪费时间，将来却能省掉不少麻烦，这种投资绝对值。至于获 授权的人，既拥有自主权，也就无从推委，惟有竭力达成目标，不负所托。 授权的大原则不变，权限却因人而异。对不够成熟的人，目标不必订得太高， 指示要详尽，并且充分提供资源；监督考核则较频繁，奖惩也更直接。对成熟的人， 可分配挑战性高的任务，精简指示，减少监督考核的次数，考评标准则较为抽象。 成功的授权是有效管理的表征，重要性可想而知。在附录二中有一则实例，说 明办公时把握要点可发挥庞大的力量。 ? 立即行动 一、找出一件一直为你所忽略，但是会对个人或事业产生重大影响的事，写下 来作为近期目标。 二、根据表五-1估计自己花在这四类事务上的时间，然后连续3 天记录行事历， 每15分钟为1 单位，验证估计正确与否。你是否满意自己运用时间的方式? 有没有 应当改弦更张之处? 三、列举可授权的事项及合适的授权对象，并付诸行动。 四、规划下一周的活动，依据不同的角色设定目标，再把目标转换成行动，列 入行事历。一周过后，检讨自己是否成功地把人生目标和价值观溶入日常生活，意 志是否坚定? 五、下定决心，以后每周固定规划行事历，并选择一定时间来进行。 六、设计合用的表格，可参考本书范例。 七、阅读附录二的实例。 应天故事汇(gsh.yzqz.cn) 回目录