第15节 “刚刚散会”
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今天上午是小石在前台值班。由于不熟悉情况,差点出现失误。
九点刚过,有客人来找姜总。
“请问您是……”小石很热情地招呼客人。客人看上去已年过花甲,没有预约,也不自我介绍。
“我要找姜总说点事。”客人径直往里走。
“对不起,请问您是……”小石来到客人跟前,仍然是笑吟吟地问客人姓名。
“小姑娘,你是新来的吧?”见小石挡着自己的路,客人有些不高兴了。“我姓焦,如果姜为民不在,找孙振东也行!”
姜为民就是姜总,孙振东就是孙总。小石被客人这么说话的口气给震住了。她连忙说:“对不起,请稍等”,便跑进来要我出去帮她看看。
“焦总,原来是您!好久不见了,身体还好吧?”
见是焦总,我马上跑过去向他问安。焦总是公司的元老,我们公司中方派出的第一任董事,去年年初办的退休手续。
焦总态度也缓和了些。他说他有些想法跟姜总谈谈。“前天晚上我给姜总打电话,他说他这几天不出差,所以我今天就过来了。”显然,他还怕我找借口不给安排。
“焦总,实在不凑巧,姜总正在跟几个法国人谈判。您在休息室喝杯茶,稍等一会儿行吗?我这就去通告姜总,说您来了,看他什么时候能跟客人谈完。”
“好,谢谢你小于。”
焦总又指着小石说:“这新来的小姑娘挺认真的嘛。”他的意思很明白,是批评小石有眼不识泰山。
下午两点多钟,安徽国雄公司的关总来电话。
“你是小于吗?我是安徽的关勇,我想跟孙总通通话。事情是这样的,我们委托你们公司进口的那套生产设备,现在压在上海港口,卸不下来。给你们进出口部的人打过几次电话,他们似乎不太积极,所以,我想与孙总通个话,请他给进出口部的打个招呼。我们这里的开工典礼都筹备好了,要是设备这个星期运不到,市领导看不到东西,白跑一趟,那就要我们的命了。”
这事昨天金经理已经向孙总作了汇报。这是无可奈何的事,再急也没用,在合同中有我们的免责条款。
“关总,您别急,”我说,“孙总刚刚散会,我马上就去找他,你稍等,请别挂电话。”
我到孙总的办公室向他说了关总的情况。
孙总说:“刚才进出口部的人也给我打了电话。说天气预报说台风最迟明天就会过去。你说这个电话我还接吗?”
我第一次见到孙总犹豫不决。我能理解,接吧,也帮不上忙,解决不了问题,解释也是多余;不接吧,多年的客户,多年的朋友,而且还是安徽老乡。
“小于,还是你帮我处理一下吧。”孙总犹豫了一阵后说。
回来到自己的座位,我拿起电话筒对关总说:“关总,实在对不起,几个办公室都找了,没见着孙总;等我见了他,我一定会把您的情况向他汇报。”
“谢谢,请你一定帮忙。”那边关总把电话挂了。
为了保证公司领导能集中精力静下心来考虑一些大事要事,或者协助上司处理一些他们不想处理的事,秘书必须要给上司“过滤”一些来电来访。有时候,有些部门对一些既不能答复又不能回绝的电话或客人,也会推到秘书部门来。“挡驾”也是我们秘书的一项日常工作,而且是一项非常重要的日常工作。一个优秀的职业秘书应该对自己的上司比较熟悉;如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话,在一般的情况下都能判断自己是不是应该“挡驾”和用什么方法“挡驾”。
“于雪,今下午孙总没开会,你为什么在电话里说孙总‘刚刚散会?’”
“这就好像打仗一样,一有情况,我就得赶紧给自己找一个制高点,可以做到进可以攻,退可以守。”我开玩笑说。
“进可攻,退可守,是什么意思?”小石问。
“因为这种电话来得突然,我吃不准孙总到底是不是愿意接,所以,我说‘刚刚散会’,就是给自己留下一个可以回旋的余地。我把对方的情况向孙总汇报,如果孙总愿意接电话,我就可以向对方说,我刚找到孙总,把电话转给孙总;如果孙总不愿意接,我就说还没找到孙总。”
“那说‘孙总正在开会’不一样吗?现在大家都用这个借口。孙总愿意接,他就出来接,孙总不愿意,你就说孙总开的这个会很重要,走不开。”
“小石,你从对方的角度来考虑试试?如果你打电话找对方的老总,对方说自己的老总开的会很重要,他抽不开身,不能接你的电话,你会怎么想?你肯定会有些不痛快,心里会想:‘第一,你们的会就一定那么重要吗?我这边火烧眉毛了,你们还能无动于衷吗?用户第一,客户至上的口号到哪里去了?第二,你们的会再重要,中断几分钟,接个电话,天就会塌下来吗?’如果是这样,就有可能把双方的关系弄僵。”
“这就是说,秘书和上司,像唱戏似的,一个唱红脸,一个唱白脸,是吧?”小石问道。
“小石,你理解完全错了。”我说,“秘书在这里,既不是唱红脸,也不是唱白脸;秘书虽然撒了谎,但绝不是为了欺骗。给上司‘挡驾’,一是因为上司太忙,二是上司可能有苦衷;所以,‘挡驾’不是为了断绝外交关系,而是为了取得对方的谅解。如果老是抱着唱红脸的想法,会把所有的人都得罪光的,那你这个秘书也就没法做了。”
“看来当秘书还得学会撒谎。”小石似乎深有体会。
看得出当秘书时间不长,她还不能品出其中三昧。这不能叫作撒谎,应该叫婉转拒绝的艺术,因为在保护他人的面子的同时,也保护了自己的形象。