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第4节 减少你的会议

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据统计,美国每天要召开1 100万次各种会议,经理们花在会议上的时间要占工作时间的40%~70%。
然而这些会议是否有效,能否达到预期的目的,就值得怀疑了。销售专家詹姆士·莱斯曾研究100家英国大企业,发现善于掌握开会效率的不到1/10。
一家著名的日本公司每年耗费在会议上的开支超过九亿日圆,可是其中的40%属于浪费。
多次的调查表明,大多数的经理人都认为召开会议是最浪费时间的一件事;大多数会议给人的印象是冗长而低效的,许多人都厌恶开会。
为什么人们要一而再,再而三地召开这些无效而又令人讨厌的会议呢?答案是人们对会议的认识与理解还不够。
◆善用与滥用会议:开还是不开
如果你不知道该往何处航行,那么哪个方向的风都是顺风。
——谚语

一家大公司的经理最近抱怨:“我一整天都在开会,我必须从早到晚,甚至在周末时加班,才能做完每天固定的工作。另外还要研究大家在这些开不完的会中想出来的主意。”我们不需要说出这些抱怨者的名字,因为这是许多机构中的陈词滥调。
会议主要的潜在功能如下:
沟通——为了宣布提高股利或任命新的董事而召集一群人。
解决问题——为了寻求问题的解答,一群人共同脑力激荡。
危机管理与灾害控制——一群人聚集在一起处理正在散布并可能造成冲突的谣言。显示地位——开会是一种仪式。总经理坐在总经理的位置上,董事长则坐在最前面的位置上,借以强调这些人是与众不同的。
友情赞助——一群人集会表扬一位成员的得奖表现。
由于会议的多重功能,我们不能随便说:“不要开会,以公文传阅就好了。”因为召集会议的人也许打算做沟通已久的事情。参加会议也不一定与工作无关。对很多职业来说,开会就是工作;如果你的个性不适合这种形式的活动,你应该考虑其他行业或是相同行业中其他性质的工作。
那么,到底会议是开还是不开呢?
“如果你不知道该往何处航行,那么哪个方向的风都是顺风。”相信对这句格言我们都不会太陌生,它揭示了一个深刻的道理。这句格言说得再通俗一点就是:如果你不知道该去做什么,那么做起来就困难了。
如果我们不知道将要发生的事情的目的是什么的话,那么我们做起来就困难了。我们经常在会议上浪费了太多的时间。假如召开一次会议却不清楚到底想从会议中得到些什么,那么从这次会议中获益的几率是非常小的,更不用奢望获得真正想要的东西了。
◆可供遵循的原则
情境决定方法。
如果你负责召开会议,以下是一些可遵循的原则:
如果会议的主要目的是解决问题,你可以在开会之前先利用通知或电子邮件宣布讨论的议题大纲,并提供背景资料,让出席者可以开始思考解决方案,还可以请出席会议者准备相关的资料。仓促的面对面开会提供了意外惊喜的机会,但出席会议者也许要等听了其他人的意见后才会想到解决的方法。
如果你的目的是沟通信息,你不需要开会,除非迫切需要众人提出问题并解答,否则通知书或电子邮件会更有效。开会的好处是你知道公布信息时有什么人在场,而且你可以当场评估语言和非语言性的反应。
解决问题的新发展方向是一种称为群组的电脑科技。与会者在开会前或开会当时将他们的答案与反应输入电脑,可以当场看到其他与会者的意见,同时快速地解读或评估这些反应。因为意见不必记名,所以集体传输可以使比较不积极、层级较低的成员的意见得以被注意、被评估。
领导人需要强调和保持地位的仪式。假如你是策划会议者,这种仪式是强调组织结构的一种方式;但是不要做得太过分。为了加强领导地位设计的会议,如果出席率太低,还是不开为妙。
有危机发生时,要召集所有重要人员开会,或者至少应以电话或电子邮件联络他们。他们会希望表达他们的意见,假如你不给他们机会,他们会责怪你。抱怨开太多会的人也就是这些批评从不开会的人,他们会抱怨领导人独裁,不让他们参与决策。准时开会,不要以等候迟到的人来惩罚准时到达的人。有一些例外的情况,譬如等待计划的灵魂人物出席,等待迟到的演讲人。但是,毫无疑问地,这些都是例外。
首先以轻松简单的议题开始,然后渐入困难、耗费时间的议题。
如果你能使会议生动有趣,达成其他的目的也就容易多了。
不要离题,可印制会议议程。
注意时间与进度。在紧张、拘束、紧凑与轻松、自由、浪费时间之间求取平衡并不容易。将严肃与轻松的议题放在一起通常比较受欢迎,因为笑话或幽默的故事,即使说得不高明,也可以缓和紧张或沉闷的气氛。会议完毕立刻结束。这一点对于例行性的会议,如每周的业务会议尤其适用。所有议题都已经讨论完毕后即应解散会议,让想留下来聊天的人留下来,而需要离开的人可以离开。多多练习。主持好一个会议是科学也是艺术,只有经过长久的历练,累积了反应良好的经验后,才能掌握如何带动会议的窍门。

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