首页 -> 2007年第7期
如何写好商务英文电子邮件
作者：梁芍茹
关键词：电子邮件；写作原则；方法；技巧
国际互联网的普及和电子商务的发展使得电子邮件成为当今网络技术运用中最普遍的交际手段之一。在国际商务中，电子邮件的渗透力非常显著，已经成为商务沟通最基本的联络方式，并正在逐步取代传统的书信、电话、传真等通讯媒体，成为最主要的信息交流方式。据调查，在商务场合中约有90%的人利用电子邮件来联系业务，因此商务英文电子邮件的写作越来越受到人们的重视。为了让更多的人了解商务英文电子邮件的写作原则、方法、格式及相关技巧，本文着重介绍如何写好商务英文电子邮件，以期为广大读者提供参考。
商务英文电子邮件各组成部分的写作
在近年的网络贸易实践及操作中，电子邮件已形成比较统一、固定的写作格式，其各组成部分的写作方法如下：
地址栏（To）电子邮件的地址，包括写信人地址、收信人地址、抄送收信人地址、密送收信人地址，这四部分无需填写繁杂的邮政地址，只需填入相应的电子邮件地址即可，而且并非每一项都要填，若收信人只有一个，就不需填写其他收信人的电子邮件地址，处理比一般信件要简单得多。
主题摘要栏（Subject）邮件的标题应当简洁明了。邮件标题是邮件主要内容的浓缩，是读者浏览信箱时决定是否阅读该邮件的根据。简洁明了的主题内容可起到索引的作用，便于收件者以后在大量的邮件中查出相关的邮件。邮件标题选择的合适与否将影响到读者处理信件的效率。因此，为了确保收信人能及时阅读邮件，邮件的标题不仅要引人注目，而且应该言简意赅。另外，标题应该用名词短语或动名词短语，如：“Your Meeting in California”，“Your Order”，“Mrs. Jones”，“weekly Sales Meeting”等标题都信息明确、一目了然。
称呼（Salutation）商务英文电子邮件通常用较正式的称呼，如：Dear+对方的姓氏，有时可以省去Dear，直呼对方的名或姓，或者用随意的称呼，如：“Hi，Johnson”，“Hi，Davis”等。若不能确定收件人是哪一位，可用这样的表达，如：“Dear Sirs”，“Dear Madam or Sir”或“To whom it may concern”等。
正文部分（body）涉外商务电子邮件的正文书写格式绝大多数采用齐头式。齐头式是指正文中各部分都从每行的左边开始，这种格式便于打字和节省时间，提高工作效率。正文是电子邮件的主要部分，大多把话题分成几个小主题，每个小主题一段，每段一般只有一两句话，正文由两三个或三四个简短的段落构成。
敬意结尾（Complimentary Closing）结尾常用敬语，表示客套和礼节，措辞应恰当。通常用“Best Regards”，“Best Wishes”，或使用“have a nice day!”“Good day to you!”等表示美好祝愿的词组作为敬意结尾，使得电子邮件更趋向随意体（casual style）。
签名（ Signature）通常是寄件者在信函的敬意结尾下面写上自己的姓名。因为电子邮件是在电脑上打出来的，所以不能像传统的外贸信函那样可用手签。
附件（Enclosure）电子邮件中如果带有与邮件内容相关的附件，可用word、 excel等软件编写成文件报表或扫描各种形式发票、定单或报价单等，并在邮件中说明具体文件的名称及份数等，以便对方确认。
附言（Postscript）打好邮件后，若发现需要补充某些内容，可在签名下方注明P. S. ，再附上补充的内容。但补充的内容不宜太多，常常是一两句话。若补充的内容很多，则需另写一封邮件，以免喧宾夺主。
商务英文电子邮件内容的写作
在撰写商务电子邮件时应尽量使邮件达到5C 要求，即Clear，Complete，Concise，Courteous，Correct。具体可以从词汇选用和句型选用这两方面来达到这些要求。
（一）词汇选用
采用常用术语和缩略词商务英文电子邮件常使用专业术语和缩略词。如价格术语FOB、CFR、CIF等，付款方式L/C（信用证）、D/A（承兑交单）、D/P（付款交单）、T/T（电汇）等，大量出现在邮件中联络业务。缩略词，如ASAP（尽快）、TBA（等通知）、FYI（供参考）、ETD（估计离港期）、ETA（估计到港期）、B /L（提货单）、 FCL（装满货柜）等被使用的频率很高。
使用贸易行业中常用的词如：courier（特快专递），Fedex（联邦快递），airway bill（空运单），send（寄出），dispatch（发出），submit（提供），forwarder（货运商），e-mail（电邮），enclose（附上），invoice（发票），advanced samples（出货前的样品），approval（核准），at your earliest convenience（尽早），by return（回复），favorable response（佳音）等。
用词婉转、礼貌商务英文电子邮件写得好与坏直接影响到整个交易的成败，因此买卖双方通过电子邮件传递信息时，应十分注意措辞方式，要婉转、礼貌，使对方容易接受。如：It would be a great help if you could make a prompt response for the damaged machine.Please inform us at your earliest convenience when you would like to come.
用词准确，表达清晰商务英文电子邮件不应使用模棱两可的词或词组，以免产生歧义，延误对方的时间或造成贸易纠纷。如：We have couriered the improved sample per your request today。上句中couriered让客人看后不知发件人是用哪家特快专递。在国际贸易中，常用大公司如UPS、Fedex、DHL等提供快递服务。将此句改为We have couriered theimproved sample per your request today by DHL with airway bill No：××××。这样客户就可以根据公司名和快件编号查出应收样品何时能到。这句话才算表达清晰，有信息价值。
（二）句型选用
常用省略句在注重信息与时效的时代，商贸人员的时间和精力是有限的，无暇在遣词造句上斟酌，所以商务英文电子邮件的省略句多，句子结构比较简单明了，逻辑条理清晰，很少使用复杂的句子。以下例子是与国外客户进行业务往来时常用的省略句：（1）noted & thanks for your email. = I noted the content and thanks for your email.（2）Hope you will effect the shipment ASAP. =We really hope you will effect the shipment as soon as possible.（3）Any further news about the pilot samples? = Please let me know if there are any further news about the pilot samples.
使用套语商务英文电子邮件常使用各种固定的套语，这为双方在遣词造句及内容的理解上节省不少时间。如正文的起始句常用：（1）Thank you for your enquiry of ××××about …（2）We are in receipt of your email of …；正文的结尾句常用：（1）I am looking forward to…（2）Awaiting your prompt response；建立业务关系常用：（1）We would like to introduce ourselves to you as…（2）We are willing to enter into business relations with…；报价常用：（1）We are glad to quote you our favorite price of…（2）Please be advised that the following are our best quotation for…for your consideration；邮件中插有附件常用：（1）Attached please find…（2）Enclosed please find…这些套语是在长期的国际贸易实践中形成的，被广大商务人员使用。因此，熟悉外贸信函中的各种套语，有助于提高工作效率。
电子邮件的普及往往会让学生忽视其应有的规范和格式，以上对商务英文电子邮件的写作原则、格式和写作方法的介绍，旨在唤起学生的注意。要知道，在商务场合中，一封准确、规范的英文电子邮件不仅能反映写信人的英语水平，更重要的是可以看出写信人为人处事的态度和风格，可以对达成贸易起到重要的作用。
参考文献：
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[4] LEO JONES，RICHARD ALEXANDER.剑桥国际商务英语（第三版）[M].北京：华夏出版社，2000.