首页 -> 2008年第12期
高校档案进馆工作中存在的问题及对策
作者：高云燕
(一)高校档案进馆工作存在的主要问题
1、一些立卷单位的档案意识薄弱。由于对《中华人民共和国档案法》知之甚少，一些单位的工作人员还没有认识到档案的重要性，思想认识上往往存在一些误区，认为本部门在工作中形成的档案应属本部门所有，而不能无条件地移交给档案馆。有的立卷部门为了自己利用的方便，不愿意移交或者不全部移交档案进馆，违背了档案集中统一管理的原则。
2、各级领导的重视程度不够。众所周知，档案工作并不是高校的主要工作，因此，有些部门领导并不是很重视。加之兼职档案人员在工作中得不到领导的支持，工作开展起来有一定难度，导致了积极性不高，加之变动频繁，影响了档案进馆工作的质量。
3、归档文件的收集不齐全，档案种类不丰富。有些单位由于认识上的偏差，没有及时将应该归档的文件收集归档。例如，有些部门的档案只有请示，没有批复，不能反映某一事件的前因后果。有些部门签署的协议、合同保存在个人手中，导致档案不能及时向档案馆移交，甚至造成重要材料的缺失。还有些部门只重视文书档案，忽视了声像档案和实物档案的归档，对其重要的历史价值及其在档案工作中的地位、作用认识不够，以至收集的档案不齐全，与要求相差甚远。
4、进馆档案没有严格按照规范要求进行整理，达不到质量标准。进馆的文书档案往往存在保管期限划分不准确、卷内目录填写简单、备考表填写不完整、装订不整齐、检索工具不完善等问题，有些声像、实物档案则没有任何说明、标注，使档案馆的专职人员工作起来十分困难。
(二)档案进馆工作的对策
1、要做好档案进馆的宣传工作，提高档案意识。一要争取学校宣传部门的大力支持，在校电台和校报上进行宣传，以引起全校的广泛关注，从而提高广大教工，特别是各级领导及有关人员的档案意识。二是档案馆要主动出击，加强自身的宣传。我校档案馆在学校的宣传长廊的固定的版面上进行档案知识的宣传，并定期更换，收到了较好的效果。一些重要的档案、照片的展出，更是引起了广大教工的关注，起到了很好的宣传作用。三是专职档案人员要经常深入到各立卷部门宣传《档案法》，并与各部门领导和兼职档案人员进行交流、沟通，使他们认识到档案进馆工作的重要性，从而确保档案进馆工作的顺利完成。
2、要提高各级领导的重视程度。搞好高校档案的进馆工作不仅是档案馆的事，更是各立卷单位乃至整个学校的事，而各级领导的重视则是做好档案进馆工作的重要保证。只有领导重视了，专职档案人员才有工作的动力，兼职档案人员也才会真正重视。高校的档案馆在加大宣传力度，使人们在了解档案、重视档案的同时，还应努力做好档案的利用效果的收集工作，建立健全借阅档案登记、利用效果的信息反馈、随机跟踪调查等规章制度，发掘利用档案取得明显实效的典型事例，并加以广泛宣传。只有这样，才能加深广大教职员工对档案工作的认识，激发他们的利用热情，才能取得各级领导和各立卷部门的支持与配合，为档案进馆工作创造良好的氛围。
3、要对兼职档案人员进行业务培训。我校主要采取了三种培训形式：①由于校档案馆隶属于校办公室，因此，在每年举办的全校办公室人员的培训会上，档案馆的馆长都要做专题讲座，对各级办公室人员进行档案业务培训。从学校的实际情况来看，兼职档案人员基本上都是由各级办公室人员构成的，所以在这种会上培训的效果较好，影响也较大。②举办档案工作会议。开设档案进馆工作知识讲座是会议的重要组成部分，它从档案的收集、整理、案卷的质量标准、案卷的分类编号等方面进行了阐述，明确了进馆档案的质量要求和移交档案应注意的事项。③分管各类档案的专职人员对自己负责的档案立卷部门的兼职档案人员进行培训。这样。可以化整为零，使培训更有针对性。兼职档案人员在档案进馆工作中有疑问时，专职档案人员到各立卷部门进行档案进馆工作的指导、检查时，都可以和兼职人员及时沟通联系，解决他们的问题，并给予档案业务方面的讲解及建议。通过业务培训，不仅使各部门兼职档案人员增长了档案进馆工作的知识，还提高了他们的管理水平和业务水平。
4、要加强档案进馆的检查指导工作。针对档案进馆单位的实际情况和进馆档案的质量问题，档案馆的专职人员要积极做好进馆工作的检查指导。要求各立卷部门在收集、整理档案时，严格执行档案管理的规章制度，以保证进馆档案的规范性。目前，我校档案馆使用的档案管理软件(网络版)运行良好，它的使用，使档案馆与各立卷部门之间的联系更加密切，专职档案人员在档案馆就可以监测到各立卷部门的进展情况，发现问题，并及时加以纠正，从而最大限度地保障了进馆档案的质量。做到进馆档案齐全完整，整理编目科学规范，检索工具完善配套，同时还加强了对声像档案、实物档案、资料的接收进馆工作。
总之，在档案进馆的工作中，对存在的各种问题，应采取一些有针对性的措施，以取得切实的成效。随着信息时代和知识经济的到来，档案工作也要与时俱进、开拓创新，要以档案进馆为契机，加强档案信息的资源建设，丰富馆藏，改善馆藏结构，从而全面推进档案的基础业务建设，以适应新时期档案工作发展的要求，使档案工作更好地为高校现代化建设服务。