首页 -> 2007年第11期

试论文书档案工作的规范性

作者:许 莹




  档案是人类社会活动的原始记录,是人类各种记录中最原始、最可靠、最具有权威性与凭证性的一种,它的产生、管理与使用是一种广泛而普遍的社会现象,在社会生活中具有独特的意义、作用和价值。档案工作是推动经济发展的重要组成部分,重要的决策和重大问题的处理要以档案作为重要的依据,档案工作要以“十六大”精神为指导,着力抓好服务创新,加快档案管理信息化建设的步伐,建立完善的管理体系,促进学校档案管理的规范化、科学化、标准化,更好地为教育工作服务。学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理及其他各项工作和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的文件材料。它不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针,深化学校内部体制改革,优化师资队伍,提高办学水平都具有重要的参考价值。
  
  (一)认真做好,确保文书档案的规范
  
  文书是档案工作的基础,档案是文书处理工作的归宿。当所有的文件完成处理程序和整理归档后,就从文件的运转阶段进入档案的保管阶段。为此,要做好日常文书立卷归档工作。
  1.要抓好文书材料的收集。就要采取平时收集和相对集中相结合的方法进行,以保证归档材料齐全、完整、系统。平时收集就是要在日常工作中坚持把好两个关,凡是上级形成的文件以及各个部门的来文均由档案人员进行逐件登记、传阅、收回,然后进行分类、归档、保管,做到来文材料齐全、完整,便于今后查阅。相对集中收集是定期与学校各部门联系,将一定时间内形成的文字材料进行移交、登记、归档,避免日常材料的丢失。
  2.要抓好档案整理。每年年底核对文件的底稿及有关附件是否齐全,检查办理的请示报告是否有批复和落实情况的处理意见,对照文件登记,核对传阅文件是否收回,文件收齐后,按照文书处理的顺序进行整理。
  3.要抓好案卷质量。一是书写材料不使用容易褪色的笔种、墨水和纸张,以保证字迹鲜明、清晰,有利于日后长久保管利用。二是归档文件必须齐全完整、没有破损,凡需归档的文件必须字迹清楚。
  
  (二)加强档案管理,做好文书按类组卷
  
  文书立卷工作涉及学校的各科室,包括许多环节。在做好平时材料归档工作的基础上,年终还要对文件材料进行整理和调整,然后按文件之间的联系分类组卷。
  1.清理文件,要仔细检查立卷的文件是否齐全,分类是否正确,重份文件和不需要归档的文件材料做暂存或销毁处理。
  2.分类组卷,在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,具体问题具体分析,以减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果。根据文书分类纲目,结合学校的特点,采用年度问题分类法进行,分为文书档案、教学档案、科研档案、专业技术人员档案、会计档案、基建档案等类,在每个大类下又分为若干个属性,属类下又分若干个问题,做到分类科学、准确,既要考虑文件的分量,不“厚此薄彼”,又要照顾文件之间的相互联系,即把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内,保持同一问题的完整性,反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉,从而在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后所形成的档案既完整,又不庞杂,为档案的规范性、标准化管理奠定坚实的基础。
  3.拟写案卷标题和填写卷内目录,在书写案卷封面时,既要准确、概括地拟写案卷标题,又要为查找利用提供线索。
  
  (三)提高案卷质量,规范档案工作
  
  实践工作证明,案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素,而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化质量的操作性因素,因此在规范档案工作的过程中,必须一方面解决好立卷归档问题,以利于档案的分类和检索,在立卷归档实际工作中,应当解决三个问题:
  1.要把握文件立卷归档的时效性,完成现阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则将会给档案管理造成无序和混乱。
  2.确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则下确立立卷归档的重点。具体问题具体分析,提高档案的利用效率和效果。
  3.在坚持“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性。在归档中,既要掌握重点,又要注意防止应归档文件的散失。在立卷中,要特别应当注意的是保持同一问题的完整性,在提高档案利用价值的同时,使立卷归档后的档案为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。另一方面要解决好案卷装订质量问题,以利于档案规范化管理。
  
  (四)切实加强文档管理干部队伍建设
  
  现代化管理理论认为,在组织资源中,人是最关键、最重要、最活跃的因素。对文档管理工作人员加强岗位培训,实行短期岗位互换制度,就能互相了解文件形成和处理过程,熟悉文件内容、价值和它们之间联系,由他们从文件的形成、处理、到立卷归档进行直接指导和把关,加强工作责任感。通过各部门的专兼职文档人员开展工作联席会议制度,业务研讨、经验交流,密切文档人员之间关系,对促进文档工作平衡和发展具有极其重要意义。必须有一支既懂文件处理和计算机应用,又懂档案管理专业知识,又掌握现代管理技术的干部队伍。
  
  参考文献:
  [1]王晓安.秘书工作研究[M].西安:陕西人民出版社,1992.
  [2]蓝皑珠.高校改革与文档一体化[J].温州职业技术学院学报,2002,(4).
  [3]现代公文写作与公文处理简明教程编写组.现代公文写作与公文处理简明教程[M].北京:中共中央党校出版社,2005.