首页 -> 2008年第9期
高职院校人事档案管理问题及对策
作者：刘春鸿
一、现行高职院校档案管理中存在的问题
1. 管理思想落后，服务质量不高
组建前，在人事档案管理中普遍存在着重视不够的问题，把档案管理工作看成只是保存资料，没有开发利用的价值，不能把档案工作摆到应有的位置。档案管理人员变动频繁，甚至没有专职管理人员，有的学校甚至是每学期抽调富余人员兼管档案，这就造成了档案管理队伍不够稳定，从事档案管理工作的人员多数都是边干边学，专业对口的少。档案管理制度不健全，思想观念陈旧，跟不上学校发展对档案管理工作的要求。特别是投入严重不足，造成设施落后，管理手段单一，导致档案工作长期处于被动应付，服务质量不能得到有效的提高。
2. 档案收集不完整，归档不及时、移交不流畅
人事档案的形成历史漫长，涉及面宽、来源广泛。由于传统原因，人事档案管理处于一种封闭状态，领导及有关人员对人事档案的重要性认识不足，忽视了对人事档案的收集和归档工作的指导，从而使得新到的人事档案材料往往残缺不全，达不到收集标准，或者对已存档案不能够及时完善，一些应该收集的人事档案材料没有做到及时归档。同时，档案移交手续过于复杂,一份档案从进入学校开始，一般要几易其手才能到达它最后的归属地——人事档案室，在这个流动的过程中，容易出现遗失或者其它问题，不利于人事档案的有效管理与利用。
3. 档案内容不够规范化、科学化
有些中专学校原来对人事档案审核不严格、不严密，把姓名相同的两个人的材料混淆，错误归类。有些出现伪造的人事档案材料，如，有的人年龄越填越小，参加工作的时间越填越早，学历越填越高。有的组织考核、考察、评鉴材料不规范、不严格，只有优点没有缺点，不能真实地反映教职员工本人的实际情况，很难据此准确地评价一个人。还有些档案材料或有破损、或是纸质很差、或是圆珠笔书写，字迹模糊或是书写顶格顶边等填写格式不规范，这给计算工龄、调资、定职等工作带来很多麻烦。这些问题使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。学校教师中高学历、高层次的人才很多，但现今的人事档案材料中，却存在着凭证材料居多、科研材料偏少的情况。因此，在他们的档案信息中，应该要多增加一些与其学术范围及研究成果有关的内容。
4. 管理手段仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂
以前各个中专学校的人事档案都归校办公室管理，或由文书档案人员兼管。档案大都以纸质档案为主，专业管理队伍人员较少，力量薄弱，疲于应付各种档案材料的收集、整理、装订，没有时间和精力进行档案材料的编研和电脑输入，不能建立完备详实的人才库。对人员信息的采用，只能靠记忆和印象，现在面临的问题是高校、科研单位之间信息的交流沟通更无从谈起，科研队伍不能在更大范围内进行优化组合。
5.“人档分离”现象越来越多
现代社会，人才流动加剧，这与传统的人才观念和人事管理模式形成矛盾，加之一些不合理、不规范的流动，造成人才流动与档案转递不同步，造成“人档分离”。有些教师档案无法及时转过来，有些教师已经流动，档案仍在学校人事部门，这给人事档案管理提出了新的难题。
二、加强高职院校档案管理的对策与措施
1. 更新理念，建设专业化档案管理队伍
人事档案管理是一门高度综合的社会科学，具有自身的理论和发展规律，从事人事档案管理的人员应加不断强理论学习，增强业务能力，正确认识人事档案管理工作的重要地位和巨大作用。在职能上要从管理型向服务型转变，从服务观点出发，以服务促管理，以管理完善服务，在思想上要做到解放思想，摒弃旧观念，以强烈的责任心和紧迫感去大胆改革，立足本职，在工作实践中进行理论研究和探索。档案管理人员应树立超前服务意识，根据学院的工作规划，围绕教学、科研、机构改革这些中心工作，一方面必须与时俱进，抓紧学习，要勤于钻研业务，系统掌握档案业务知识专业和理论知识，使自己具有精深的专业知识；另一方面要加强计算机使用知识和互联网使用知识的培训，这样才能够有效地提高人事档案管理的效率和质量，使之能够满足学院各级单位及个人的需要，适应新时期人事档案管理标准要求，实现人事档案管理的现代化。
2. 建立科学的管理制度，规范管理
对于不适应新形势的规章制度, 必须要进行改革, 及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度。比如：在人事档案的收集上要及时、完整、对收集的内容和渠道要做到心中有数；在档案的鉴别上必须遵循“取之有据, 舍之有理”；档案的借阅应根据具体情况具体分析, 对不同部门的借阅应有所区别。真实性是人事档案最基本的特征, 没有真实性, 人事档案的其他特征就失去了意义, 也就失去了人事档案的利用价值。因此，组织人事部门对人事档案材料进行加工甄别，鉴定其价值，进行取舍，力求真实完整，手续完备，符合归档要求。对于不属于归档的材料应及时传递或按有关规定销毁。
3. 进一步加强人事档案管理信息化建设
人事档案管理信息化是为各级领导和有关部门提供快速、全方位、准确的人事信息，获取教职员工的自然情况、简历、专业、学位、特长、职务及德、能、勤、绩等方面的综合信息。其特点主要是快速、准确、全面，这就改变了过去那种单从纸质档案了解干部的传统方式。极大地提高了人事档案管理工作的效率和质量。我们可以利用先进的计算机技术和科学的检索系统，进行人事档案动态管理。采用将人事档案资料输入电脑的方法，使档案数据化、信息化，同时，实现档案的借阅、查阅、归档、统计等工作的微机操作。在此基础上，建立人事档案数据库系统，这样不仅能全面记录和反映干部的情况，而且便于在干部职务和技术职称变化时，能够及时更改，确保人事档案信息的时效性、真实性和准确性。当然，在档案管理信息化过程中要注意做好分类工作，充分利用计算机加密功能，既保证档案使用部门能够搜集到需要的信息，又要注意信息公开程度，符合档案保密要求。
4. 加强人事档案信息资源开发与利用
作为人才信息“缩影”的人事档案，在开发人才资源方面起着积极的作用。我们需要迫切地开发利用人事档案的信息资源,为学院充分实现“人尽其才,才尽其用”提供有力的保障和有效的服务。人事档案室应主动向学院人才信息库提供各种关于学院教职员工的有价值的信息，从而使学院组织部门能够根据人才信息库提供的信息，及时发现能人，避免压抑人才、埋没人才，使各种人才扬其长、避其短、司其职、用其智，最大限度地发挥人才效益，并且使部门之间、系之间、单位之间的人才合理流动，避免产生人才积压和所学非所用现象。人事档案管理人员应该增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式, 增强服务意识, 积极主动地为学院人力资源管理提供信息服务,同时,应简化利用手续,方便社会各界人士对学院人事档案的合理利用,从而提高人事档案的社会影响力,维护公民的知情权。学院内部的任何一个部门都不是独立存在的, 而是相互联系, 相互依存的。人事档案管理工作所有的业务活动都是为了输入或输出人事档案信息, 为人力资源管理活动服务。因此，人事档案管理部门应做到及时将有关信息反馈给人力资源管理部门，加强与其它部门的沟通、协作。
5. 探索管理新模式，实现流动人员人事档案管理的规范化和现代化
在学院中有许多涉及个人切身利益的事项，如职称评定、干部任免、出国（出境）政审等都需要人事档案；甚至单位分房、更名等生活中的事也都需要档案。然而，人事档案并不等同于个人档案。虽然人事档案是个人活动的历史记录，但它的形成者并不只是人事档案所记载的当事人，其本身不是严格意义上的个人档案，其所有权也就不应归属个人，而应归属建立人事档案的单位。因此，包括流动人员人事档案在内的所有人事档案只能由组织管理，不能由当事人保管，更不能交由他人保管。许多流动人员弃档不顾的一个重要原因，就是流动人员人事档案调档转档难，手续繁杂。要解决这个问题，关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新机制，要简化调档转档手续，提高办事效率，这就要求利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存贮、查找，进而实现对流动人员人事档案的现代化和网络化管理，这也是当前人事档案管理部门需要重点研究的课题。学院人事部门要在现有人事档案管理软件的基础上，研制适合流动人员人事档案管理的软件，以便对档案信息实行动态化管理。同时，利用现代网络通讯技术，建立人才业绩跟踪系统，做到人才流动到哪里，档案信息系统就跟踪到哪里，始终保持流动人员人事档案内容的鲜活性，不断提升人事档案的使用价值，尽可能减少“死档”的形成。
总之，新组建的高等职业学校在人事档案管理方面面临着一系列的问题，人事档案部门只有积极开拓思路、锐意进取,进行改革、探索创新，才能使高校人事档案管理工作跟上时代步伐，才能在干部人事任用考核方面充分发挥人事档案的价值，才能更好的为学院人事制度改革与建设服务。