提高工作效率(1)
检查一下你的办公室
每个办公室都存在效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是
丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并不奇怪。而令人惊讶的是，
许多公司只是被动地适应这些情况而不是对它们加以改进。
检查一下你的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的8 种通病，然后加以
改进。
1 、过时的技术设备
过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如，一名
用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20-30
秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电
脑死机。
怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运
行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快
会在提高的工作效率中收回来。
2 、工作空间安排不合理
花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率
低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电
脑离电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。
要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本
从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。
3 、效率低下的文件管理制度
文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。
要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需
要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件归类，以便于查找。最后，可以
将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更容易找到常用的文件。
4 、未加管制的信息流
由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、
市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效
率。
减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电
子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在办公室时关掉移动电话。
只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。
5 、组织拙劣的会议
召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发
生这样的情形：员工们被召集起来开会讨论某个主题，结果会议拖得过长，决定却
未能做出，或者是偏离了会议要解决的问题。
开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开
会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑
题迹象时采取行动，使会议回到正轨。
6 、低于标准的研究资源
依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的
劳动。
只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也
就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，
寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如，如果你的公司需要依靠姓名
地址录进行工作，看看能不能找到光盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。
7 、干扰
许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开
关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。
重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒
大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视
觉干扰。
8 、混乱
许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物，非常整齐。混
乱会造成干扰，降低工作效率。
环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，
也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着
的东西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。
高效率的办公环境
书本堆得像金字塔那样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机电缆经
常绊倒人……
如果你的公司的办公室是这个样子，那么，你就得改善一下办公室的管理了。
建议采取以下5 个步骤，营造出高效率的办公环境。
◆将不常用的东西转移到其他的地方
随便看看你就会发现，办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、不用
的信笺、从来不开的台灯……不一而足。在伸手可及的范围内只保留最为常用的东
西，将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。
◆将过期的文件加以清理存放
没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜“瘦身”——对过期文件
加以清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过，那么它就在此列。
这项工作耗时不多，但可谓一举两得：既节约了时间又腾出了空间。
◆注意你的电脑显示器
在电脑显示器占据你的桌面时，要释放更多的空间是比较困难的。一个选择是
使用显示器架，可以将文件和其他东西放到它下面；另一选择是选用LCD 显示器，
它占用的空间只有CRT 显示器的三分之一。
◆充分利用办公空间
如果办公场所狭小，就要想办法充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙上，
桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多
种办公设备，可以考虑购买一台多功能一体机。
◆扔掉旧的阅读材料
你可能保存着不少不再需要的过期的出版物，那么请在清理办公室杂物时将它
们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章，在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要
的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的阅读和清理的
周期。
改善工作流程
从自动化表格处理到即时讯息，今天的科技能够帮助员工更快更智能地进行工
作。
以下5 种方法可以使公司的运作更为流畅：
◆管理职能自动化
许多公司将原来靠人工完成的管理职能——如给员工打考勤、管理支出表格等
交由电脑网络来完成。这一举措可以减少员工花在搜集、处理和发布信息所用的时
间，使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外，信息流的自动化还能减
少人工操作所造成的不可避免的错误。
◆改进公司范围内的信息共享
电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息，这比传统的打印通知和开会更为快
捷也更为经济。通过这种方法，公司可以对市场变化做出快捷的反应，员工也能快
速地适应公司的政策和节支措施。公司还可以创建电子数据档案，减少文件归档、
存放的负担。
◆共享信息资源
将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享，可
以使员工更快更高效地获取信息。例如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看
到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将
开会通知发给每位与会者。而在过去，他就得与每位成员协商，找到合适的时间后
再逐个通知。
通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。
公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能够
立即满足客户的需求。
◆快速、经济的沟通交流
即时讯息工具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通，不受地域限制，而不
会带来高额的费用。过去，不同部门之间要进行协作，就得腾出专门的时间、打长
途电话或是召开电话会议。
◆实施在线协作
驻外工作人员也能够来到网上会议室，编辑文件或是进行演示。例如，利用微
软公司“bCentral”提供的“共享观点团队服务”（Share Point Team Services ），
员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改，还能够建立文
件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能够提高工作效率，还减少了由于文件的不同
打印版本所造成的混乱。
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