麻风病人(1) 三月某日 昨晚纷纷扬扬下了一夜的雪，今早西北风又呜呜地刮个不停，整个世界仿佛都 掉进冰窖里去了，让人从心里感到了寒意。在人们已隐隐约约听见了春天的脚步的 时候，还下这么大的雪，的确少见。 今天是星期五，下午四点开始，秘书科开例行的工作小结会。 “铃……”小石桌上的电话铃响了。 “是我。你找我有什么事……我正在开会。”说着，小石就把电话挂了。小石 昨天才正式上班。 会开完了。 科长问：“小石，刚才是谁来的电话？” “是我表哥。” “哦。” 科长点点头，之后对大家说： “你们大家都给我记住，作为秘书，你们永远不能说‘你找我有什么事吗？’ 这句话！小石，刚才即使是你表哥，你也不能这么跟他说话。” “我表哥他非常无聊……”小石想分辩。 “作为秘书，就不能养成这么说话的习惯！” 科长打断了小石的话。 “不管是打电话还是直接上门来，客人找你肯定就是有事。没事他找你做什么？ 不管是什么事，作为秘书，你都要热情接待。你问客人‘你找我有什么事吗？’表 面上是很礼貌，实际上是一种冷淡，而且是从骨子里表现出来的冷漠。你们可能没 享受过这种‘待遇’，没有这方面的体会；我是深有体会的！就是在前几天，我到 一家公司去，对方的秘书小姐也是这么问我，让我感到非常别扭，觉得自己是个小 偷，还没进门，就要接受盘问。其实，她只要稍微换一种口气，问‘你找我是什么 事？’我心里就会好受得多！” “我想补充一点。” 孟姐接着科长的话题，不紧不慢地说：“还有一些秘书喜欢问客人＇你预约了 吗＇，这种说法跟＇你找我有事吗？＇一样，容易让客人反感。作为秘书，客人预 约没预约，你自己心里应该有数，所以，这么问客人就是失职；客人没有预约不请 自来，那是他们没有礼貌，但你不能用＇你预约了没有？＇这种冷漠的方式回敬他 ；表面上，你是很客气地问对方预约了没有，实际上是告诉客人，我知道你没有预 约，你不请自来，让我讨厌。别人不走斑马线横穿马路，你就有理由开车去撞他？ 客人既然上门了，作为秘书，你就得无条件地热情接待，不能因为他们没有预约而 怠慢他们。” “没有预约，怎么接待？”小石认真地问。 这应该是常识，但孟姐还是很认真地对小石说： “首先要弄清来客的姓名、所在的公司或单位，有什么事情。如果客人点名要 与某某见面，就应当立即与当事人联系。但是，在联系好之前，不要给客人肯定的 答复，因为当事人可能不在，也可能不愿见这位客人。如果是不愿见这位客人，你 就要这样答复人家：‘实在对不起，某某不在家……’。这样，你就不至于给客人 留下一个缺乏诚意、为人冷漠的印象。” “对！”科长说，“秘书最可怕的就是冷漠，而最可贵的则是热情。有热情才 有亲和力。如果你们几个要问自己是否已成为一个合格的职业秘书，你们就问问自 己，我身上有没有这种亲和力。” “科长，什么是亲和力？”玛丽有意将科长的军。 “亲和力就是与人为善，助人为乐，在保持自己心身愉快的同时，让你周围的 人也感到愉快，使他们愿意和喜欢与你一起工作。” 科长似乎也没好好琢磨过“亲和力”这个词的确切含义。与做理论家相比，秘 书更应该是个实干家。 “亲和力也可以说是一种氛围，在自己帮助别人的同时，自己肯定也会得到别 人工作和情谊上的回报。” 我觉得，亲和力的准确含义是什么并不重要，重要的是秘书身上必须有亲和力。 秘书部门是一个企业的神经中枢，上传下达，左迎右送，都是秘书的工作。几乎秘 书的每项工作，从收集信息到给领导安排工作日程，都需要各科室和各部门的协助 配合。秘书有了热情，就能把繁杂和许多额外的工作当作机遇，就能把那些不管预 约没预约、真正是有急事要找领导的人当成朋友；就能真诚地宽容别人的一些不礼 貌甚至是鲁莽的行为，这样，人家会自然而然地信赖你，这就是亲和力。 应天故事汇(gsh.yzqz.cn) 下一章　回目录