会议

    ■  对会议的贬低 

    《血腥的会议》，一部著名的培训影片，演奏着一曲我们熟悉的旋律。当你想
像任一组织内有多少委员会存在并举行多少会议时，你会感觉不可思议，难以想像
竟无人愿意为会议讲句好话。

    据说委员会是由庸才指定的由不称职者组成去做一些无聊的事，他们指鹿为马，
组织混乱，会议无聊的经历足以让很多人相信这些冷嘲热讽很符合事实。

    ■  会议犯了什么错？ 

    会议之所以受到批评，是因为：

    ·浪费时间——一大堆人喋喋不休，长篇大论。

    ·不能作出决断，拖沓迟缓，令人恼火，沮丧——会议纵容了优柔寡断，拖拖
拉拉。

    ·由一些个性鲜明的家伙把持。

    ·提出水准最低的推荐意见。

    ·鼓励了靠游说和施压使既得利益占优势的政治决定。

    ·分散责任。

    ·资金、时间的成本昂贵。

    ·局限在琐事上，目光短浅，不去关注大事。诺斯科特·帕金森（Northcote 
Ｐarkinson）引用了一个委员会为例：花十分钟批准一项一百万英镑的投资工程；
花两小时争论一个价值八百英镑的新自行车库。 

    ■  会议的正面作用何在？ 

    会议由于组织不当会引起类似的批评。会议引发的批评大多是针对其弊端的。
一个在适当的时机为正当理由而精心组织的会议能带来一些好处：·确保所有参加
者能对重要事件加以考虑。

    ·澄清认识，因为成员可以在其他人面前申辩自己的立场。

    ·保证不同的意见待以公开，不搞一言堂。

    ·充当信息交换的媒介。

    ·召集大家在一起以节省时间。

    ·促进协调。

    ·造就个人独立作业时体会不到的团结精神——协作的过程，整体强于部分之
和。要保证会议成功还要确保以下三点：·要选择适当时机

    ·要有一个优秀的主席

    ·成员能够积极参与

    ■  有关会议的正确与错误作法 

    正确作法错误作法１. 如果个人难以搜集信息，作出判断，开会解决。１. 个
人可以作好还要开会。２. 有必要在同一时间同一地点集中持有不同观点的人时，
才成立委员会。２. 如果你要明确的责任，还建立一个委员会。



    ３. 委派一名主席以控制会议，求得最优解决。３. 用一个委员会来协调处理
一切。

    ４. 委员会集中具有不同背景的人以提供建议４. 如果需要快速行动时，还召
开会议。５. 明确委员会职责，他们要做什么，他们有什么权力。〖〗５. 指定一
个过于庞大的委员会——十人以上就显得笨重不堪了。正确作法错误作法６. 明确
要求何时递交讨论报告。７. 在最有利于发挥会议效用时才开会——审议或发展政
策，协调决议，保说为所有与程序相关的组织行动提供信息和咨询。６. 举行多余
的会议——每月的第一个周五定期开会也许不错，但只在有必要时再开会或许更好。
８. 委员会一旦完成使命，即予以解散。

    ■  会议主席 

    一个会议的成败在很大程度上取决于主席。如果你要主持一个会议，你必须做
到：

    在召开会议以前

    开会前要确保会议有合适的参照原则，告知参加人员会议的目的和他们应当准
备提供什么。制订出议程，按合理顺序安排所有问题；以便有效组织会议。事先拟
定并分发有关会议议程和背景陈述的文件，以便在处理细节或重申事实材料时能节
省时间。

    在会议期间

    １. 开始时明确会议目标，设定时间长短。

    ２. 按顺序讨论议程中的每项条款，以便能最终达到确定性的结论。

    ３. 开始讨论每个问题时先作简要陈述，然后要求成员献计献策——就具体问
题要求作答（你事先对这些问题要有所准备），或者你先指定一个问题给某位会议
成员，他能开个好头，给出最佳解决方案（要想达到理想的效果，你应当事先通知
此人）。

    ４. 邀请其他成员出谋划策，注意不要让任何人左右讨论。

    ５. 成员如果游离主题，要予以纠正。

    ６. 如果出现空话连篇的情况，提醒成员他们在这里是为了取得进展。

    ７. 鼓励百家争鸣，畅所欲言，避免对作出不明智评论的人进行显而易见的攻
击诋毁。

    ８. 允许存在分歧，但当气氛剑拔弩张时要巧妙地予以化解。

    ９. 不时插入几个问题式作简要评论，但不要主导讨论。

    １０. 会议期间选择合适时机总结讨论，表明委员会达成的意见，申明你对已
作出的中间决议或最终决议的看法。而后检查会议通过的决定必要时予以修正，确保
决议被恰如其分地记录下来。

    １１. 在会议结束时总结会议所取得的成就，指明何人自何时起要做什么工作。

    １２. 如果还需要进一步讨论决议，要赞同会议的主旨，肯定成员们已经取得
的成绩。

    ■  会议成员 

    如果你是参加会议的一员，你应当做到１. 认真准备——掌握所有材料和你所
需的支持性数据。

    ２. 观点要明确简洁，充满信心——忌讳长篇大论。

    ３. 如果你无话可说，不妨保持沉默。

    ４. 如果你不在引导讨论式如果对于讨论主题你知之甚少时，要保持警惕，做
好准备，保留你的论据直到出现有利于你发言的契机。不匆忙介入，也不作总结发
言者，也许还有论据充分，理由充足的论据。

    ５. 如果你也不能判定自己的立场，避免作“我想我们应当这样做”之类的陈
述。相反，向主席或其他人提出一个问题，如“你认为有必要这样做吗？”

    ６. 准备坚定地悍卫你的论点，但不要坚持为一失败的事件作辩护，受到打击
时不要满腔愠色，面对失败，要优雅从容。

    ７. 记住，一旦你在会议中遭到失败，你还有机会改日在不同的场合下捍卫你
的观点。
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