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善于管理时间(2)

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善于管理时间就是有计划地利用时间
能不能管理时间,关键在于会不会制定完善的、合理的工作计划。简单地说,工作计划就是为自己制定一个工作时间表,某年某月某日要做什么事;哪些事先做,哪些事后做,哪段时间内以哪些事为重点;安排哪些时间做什么事等等。真正会利用时间的员工,不是把大量时间花于忙乱的工作中,而是用在拟订计划中。能干的员工,用很多时间去周密地考虑工作计划——确定完成工作目标的手段和方法,预定出完成目标的进程及步骤。不但在年初这样做,在动手做每件事时也要思考一番。大的目标有大的计划,中等程度的工作有中等程度的计划,小的工作则有小的计划。总之,大事小事,都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划,执行起来就很顺利。表面看来,做计划和考虑问题的时间占用得多了,但实际上,从总耗用时间量来计算,却节省了许多宝贵的时间,充分利用了每个单位的时间。
一名善于管理自己时间的员工,总是使用估计、分配与控制等方法,用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式,根据事务的重要性,按先后顺序排列事务清单。凡事都有轻重缓急,重要性最高的事情,不应该与重要性最低的事情混为一谈,应该优先处理。大多数重大目标无法达成的主因,就是因为人们把大多数时间都花在次要的事情上。所以,必须建立起优先顺序,然后坚守这个原则。
著名的80/20定律告诉我们:应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。把这个定律融入到工作当中,对最具价值的工作投入充分的时间,就可使自己避免陷入“瞎忙”的陷阱。“分清轻重缓急,设计优先顺序”,这是管理时间的精髓。
有计划地利用时间并不是要求员工额外地增加工作时间。有计划地利用工作时间,关键是合理地安排最主要的工作和处理最关键的问题。这些工作和问题,只要安排得适时和得当,就会像机器的主轴带动整个机器运转那样,促使其他的事情按时完成。
美国的管理学家唐纳德·C·伯纳姆在他的名著《提高生产效率》中,提出了提高效率的三原则,即当你处理任何工作时必须自问:能不能取消它?能不能与别的工作合并?能不能用简便的东西代替它?这三个原则对我们管理时间来说,应该是可以借鉴的。
要想有效管理自己的时间,可以按照下面几点去做:
(1)分清主次,有计划地做事。对一天的工作,要先进行整理,看看哪些是既重要的又紧急的,哪些是重要而不紧急的,哪些不重要而紧急的,哪些既不重要也不紧急的,分清事情的主次,该先做哪件事,后做哪件事,做到有的放矢,从容不迫。
(2)正确处理突如其来的杂事。对待突然插过来的无关紧要的电话、突然出现在桌上的文件等杂事小事,要敢于说“NO”,或者暂时放到一边,别打乱了自己的工作思路和计划。
(3)用合并同类项的方法做事。在同一时间段里,把几件事情的发生地点都圈在同一区域内,尽可能搭顺风车,也可以利用别人提供的顺便机会,搭客户A的车去见客户B,少走弯路,减少无谓的时间消耗。
(4)专事专办。在做一些重要而棘手的事时,专门设立一个时间段,在这个时间段内,要避免打扰,更不能改变初衷去做别的事。
(5)事情总要一件一件地做。先集中精力做好一件事,然后再去做下一件事,这样才能保持头脑清醒。
(6)充分利用时间,使每一分钟都有所收益,还要学会与浪费时间的人划清界限,有些人总是整天无所事事,参与他们的无聊对谈,就休想成为一名有效利用时间的高手。如果有人找来,希望和你聊上一阵,可以直截了当地拒绝他,让他明白现在不是闲聊的时间。
消除浪费时间的因素
美国两家著名的管理顾问机构——管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司经过调查发现,企业员工之所以感觉到时间紧张,主要就是浪费太多时间在下列三方面:打电话;开会;处理信件。很多时候,这些事情并不能提高我们的工作效率,对目标的完成也没有多大的助益。因此,我们必须尽可能地减少在这些事情上投入的时间,把时间用到解决更重要的问题上去。
在处理电话时应简短扼要,不要在电话中扯上与主题无关的事情,养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。
在参加会议方面:在参加会议前要有充分的准备,发言必须简短,内容必须充实。会议必须做出“结论”,不能无果而终。参与会议的每一位成员,必须一方面缩减会议发言的时间,一方面要有实际的工作汇报,不能使会议流于形式。
在回复信件时应尽可能简短扼要,不要拖泥带水。关于简短扼要,邱吉尔给出了一个标准:“不能在一张纸的范围内把想表达的意思完全表达出来的,就不能算精简扼要。”这个标准,可以作为处理信件时的参考。
此外,善于管理时间的员工总是能够给自己留下处理意外的时间。尽管火车、飞机、公共汽车、轮船等都依时间表运行,但依然会有意外发生。同样的,意外也可能发生在自己身上,所以,为意外事件留时间是很明智的。聪明的员工有三个预防意外事件发生的方法:第一,每件计划都留有多余的预备时间。第二,努力使自己在不留余地,又饱受干扰的情况下,完成预计的工作。第三,另准备一套应变计划。

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