第13节 软盘能揩鼻涕吗?
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今天办公室又添了一台数码复印机,并给小石配了一台新电脑。给小石电脑里装的是WPS Office办公软件。一看这套软件,小石的眉头就皱起来了。玛丽去年刚来时也是这个样子,现在头又让我辅导小石。就在这时,玛丽匆匆忙忙进来,递给我一篇稿子,对我说:“刚才孙总让我交给你,要你帮他把这篇稿子录成电子文档。他下班之前要用。”
我接过这篇西安办事处做的投资CTR可行性研究报告,对小石说,我们正好用这份材料作练习。小石一看稿子中居然有这么多符号和公式,显得更加畏难:“这么多符号和公式,怎么打呀?”
我说:“WPS 的符号插入功能挺强,这些符号和公式没有什么难的。”
我让小石开始录入。遇到几个数学符号后,让她打开了插入菜单,选择了几个常用的符号。WPS Office很方便,直接在左边出现了一个图文符号集,里面的符号比较全,分了好几个库,其中也有专门的公式库。小石很快就找到了自己需要的符号。过了一会,小石就开始埋怨输入太复杂了。因为她经常使用的几个符号不在一个库中,这样,她不得不更换符号库,去到不同的库中去找自己需要的符号。不停地换符号库真是够烦人的,于是她又向我求救。
我一看,说:“这个简单,先把原文拷进去。WPS Office的符号都是可以设热键的,设了热键以后你就可以不用每次都去找了,只要记住它的热键就行了。”说完,让小石在符号库中任选了一个符号,在上点击了鼠标右键,选中了弹出菜单中的对象属性。将鼠标停留在热键后的文字框里,同时按下Ctrl键和A键,就这么简单地设了个热键,小石试着压住Ctrl键时压了一下A,果然,屏幕上出现了刚才设定的“℃”。
对设热键,我很有体会;我对小石说:“其实还有一个很好的解决方法,就是你可以建一个属于自己的符号库,这样,别说你经常用的符号,就是文字段落、图片等等都可以直接调出使用,特方便特有个性。”说着,让小石在图文符号库里用鼠标右键建了一个新库,取名叫“我的地带”,然后把其他库里需要的一些符号,统统拉入到这里,然后先点一下符号,再在报告正文中需要符号的地方一点,就这么简单一下,屏幕上果然出现了刚才设定的“℃”。
“头,今天又添了一台数码复印机,我们现在的办公是不是可以称为真正的无纸化办公了?”珍妮问。
靠近窗前,排放着一溜的传真机、复印机、打印机、扫描仪、碎纸机等办公设备。
“我想是可以称为无纸化办公吧。”
数码复印机复印后可以直接输进计算机,又大大减轻了我们的劳动强度,头心里也非常高兴。
玛丽像唱歌似的说:“头,我们现在是翻身农奴见太阳了!”
“玛丽,别忙着晒太阳。”
不知什么时候,头又开始严肃起来了。
“虽说我们完全实现了无纸化办公,但并不是不要纸了。比方给公司领导安排日程,你不能排好日程,往上司的信箱里一发,按个‘OK’,你就万事大吉了吧?日程排好后,你还是要打印出来,当面去征求上司的意见,听听上司还有什么新的想法和意见,同各部门打交道也是如此。”
玛丽不说话了。
“对于秘书来说,如果上司对你的体力要求越来越低的话,那么对你的智力要求肯定就会越来越高,这是必然的。”
头像个老教授似的,一板一眼地说。
“可我们的工作还不是这些工作吗?我们的工作并没有因为多了台计算机或一套软件而增加或减少呀!”玛丽说。
“从表面上看是这样的,但办公室硬件的增加,就会要求使用这些硬件的人本身的‘软件’配套。我说的这些智力要求,一方面是要求你有更好的组织协调能力,另一方面要求你有更好的表达能力,包括口头的和书面的。可以说,随着我们办公条件的硬件每一次升级,就要求我们秘书的‘软件’随之升级。因为我们不仅要能利用它们提高我们的工作效率,更要利用它们开拓我们的视野,丰富自己的大脑。”
办公室的气氛太沉重了。
“头,我也非常赞成无纸化办公。”托尼一本正经地问,“可是,我们将来要是得了感冒什么的,没有纸了,用什么揩鼻涕?软盘能揩鼻涕吗?”
大家轰地一下笑起来,头也笑了。
“不管软盘能不能揩鼻涕,作为秘书,都得适应无纸化办公的要求,这是必然的。不过,我个人认为,软盘是可以揩鼻涕的。”
“真的吗?”小石惊讶地问。
“是真的,因为前天我看到玛丽拿着光盘在擦眼泪。”头也一本正经地说。