首页 -> 2006年第2期
试论现代学校图书馆的危机管理
作者：宋苏荣
一､图书馆危机管理及其必要性
危机管理是指个人或组织为了预防危机事件发生,减轻危机事件发生所造成的损害,尽早从危机中恢复过来所进行的策划和安排的系统工程｡笔者认为:图书馆危机管理,就是指在图书馆管理过程中针对可能面临的或已经面临的危机,采取一系列的管理方法和手段加以预防,使之化解,甚至使危机变为机遇｡
现代图书馆作为社会的有机组成部分,与社会系统其他部分的联系日益紧密,因此必须要学会应对危机和管理危机,这样才能维持组织的正常运作｡然而,现阶段我国图书馆的危机管理状况不尽人意｡据了解,我国图书馆管理者们相信危机不可避免,多数图书馆有针对危机的应急措施,如防火､防盗计划等,但是大多数图书馆还没有建立完善的危机管理机制｡不仅如此,大家对危机管理的认识还停留在表面阶段,认为危机管理就是危机爆发之后的危机处理,对危机管理缺乏统一的全面的认识和领会｡其实,危机管理是一门科学的系统工程,它是遵循一定的思想和原理的｡因此,为了更好地发挥现代图书馆在我国当今政治､经济､文化､生活领域中的重要作用,最大限度地延长图书馆的生存寿命,将危机管理引入我国图书馆领域,是十分必要的｡
二､现代学校图书馆可能面临的危机类型
1.安全危机
任何可能导致图书馆的馆舍､设备､资源､人员等受到毁灭性损失的因素,都有可能导致图书馆的安全危机,如火灾､自然灾害､网络安全等｡
2.形象危机
如果图书馆在日常工作中缺乏与用户和媒介的沟通,不能正确处理与读者的纠纷,不能获得社会的理解与支持,就不可能获得良好的公众形象,就会丧失用户和社会的信任,进而引发一系列危及自身生存的后果｡如社会对图书馆的重视程度下降､对图书馆的投资减少､从业人员得不到应有的尊重､用户日益减少等,这种危机我们称为形象危机｡
3.内部管理危机
(1)人才危机｡从整体上看,现阶段学校图书馆工作人员的社会地位大幅度提高,广大师生已经意识到了图书馆是学校教学科研的重要组成部分,但是,由于图书馆内部缺乏有效的激励机制和沟通机制,很难引入和留住高素质的人才,致使学校图书馆人多“才”少,整体素质偏低｡我们知道,缺乏高素质人才的图书馆,难以应用先进的技术和设备开展服务,也不可能提高管理水平和业务水平｡缺乏人力支持的图书馆,只会逐步走向衰落｡
(2)服务危机｡服务项目危机包括:新的服务项目没有开展或者开展失败,新的信息产品没有开发或者开发失败等;服务质量危机指:由于缺乏新的服务项目,服务手段落后,服务条件残缺等原因,而造成图书馆服务不能满足用户的多层次需要,导致读者流失,无法体现图书馆是学校教学科研的重要基地｡
(3)管理危机｡管理思想陈旧落后,不适应市场经济的需要;管理体制不完善,责､权､利不明晰;图书馆管理人员不“适应”,居其位而能充分履行其职责的管理者不多等｡管理质量和水平决定着图书馆的日常运作能不能正常开展,落后的管理必然会使图书馆在发展过程中受到很大的威胁和挑战｡
(4)资源危机｡信息资源是现代图书馆开展工作的基础,也是读者利用图书馆的根源｡网络环境下,图书馆面临着信息污染的巨大压力｡信息爆炸使大量的垃圾信息湮没有用信息,信息资源得不到高效使用｡在这种情况下,如果图书馆不能利用自身在信息收集､检索､整理､加工等方面的优势,积累高质量的信息资源,便不可能拥有吸引力和竞争力,也不能很好地开展各项工作｡
(5)经费危机｡虽然各学校都在加大对图书馆的投入,但是由于书刊价格的上涨以及图书经费管理不善,致使图书馆购买力锐减,难以购置新的可高效利用的信息资源而开展新的服务｡由于馆藏的增加,使很多学校图书馆的馆舍发生严重危机,有的已经到了影响正常服务的地步,这必然导致图书馆业务的萎缩,直接危及图书馆的生存｡
三､现代学校图书馆危机管理的具体措施
1.树立危机意识,培育危机文化
树立危机意识,就是图书馆要从长远的角度出发,将危机纳入到中长期的战略规划中来,时刻保持应对危机状态的心态,对可能发生的各种危机做好物质上和思想上的必要准备,以有效防止在危机爆发时,由于不能积极､迅速地作为而损害自身形象,甚至威胁自身生存｡可以说,危机意识的培养是现代图书馆进行有效危机管理的基础｡图书馆只有真正树立起危机意识,保持对危机的高度敏感性,从关系自身生死存亡的高度来认识危机管理的重要性,才能采取科学的措施,搞好预防､规避和应对危机状况的工作｡因此,现代图书馆要加强对工作人员的危机教育,增强他们对危机的心理承受能力,使他们具备危机处理的基本知识,明晰其在危机应对过程中为维护图书馆整体形象应承担的责任｡
为了更好地把危机消灭在萌芽期,一个十分重要的前提条件就是在文化建设中融入危机文化｡如果人们没有危机感,就必须创造一种环境,让他们产生不稳定感｡要引导人们走出无所谓文化,一定要确保他们明白当今的现状中潜伏着的威胁,时时刻刻提醒大家要居安思危,面对竞争要不断进取,做一个具有综合能力的高素质的人才｡
2.制定危机管理计划,加强周期预测功能
“凡事预则立,不预则废”,危机管理过程也要遵循这一规律｡现代图书馆应结合本身情况根据内外环境变化,借鉴其他行业先进的经验,依照相关政策和法律法规,制定出适宜的危机管理计划,以使危机管理工作有据可依,运行有条不紊｡计划中应该将可能发生的危机加以说明,并根据危害程度划分一定的等级,分别指定具有针对性的措施｡
3.设立危机管理机构,确保内部信息畅通
专门的危机管理机构能为图书馆在危机爆发之后的危机公关铺平道路,保证图书馆在第一时间对危机事件作出处理｡按照危机公关程序,如果一个危机发生时不能在24小时之内对其及时处理的话,最起码也应让消息透明化,否则极易造成真空地带,产生各种误会和猜测｡当然,危机公关的最终目的是把危机转换为契机｡危机事件处理得当,可以为图书馆树立良好的形象,建立良好的声誉,与读者保持一种相互信赖的真诚关系,有益于图书馆日后的长远发展｡所以应该设立专门的危机管理机构,专门处理危机事件,对可能出现的情况做好应对计划和工作流程｡这些机构的主管一般由图书馆馆长兼任,机构中的绝大多数成员应该由部门主管以上人员和外聘顾问组成｡
4.做好善后工作,挽回声誉
危机后处理是危机管理的一个重要阶段,其主要任务就是做好形象和声誉的弥补｡在平息危机事件以后,图书馆应该调动一切力量,尽力弥补危机所带来的消极后果和负面影响,把善后工作踏踏实实地做全做好,最大限度地挽回因为危机而失去的声誉,重新树立现代学校图书馆的美好形象｡
学校图书馆危机管理必须纳入学校管理者的工作日程,在现有的管理制度的基础上,建立起危机管理体系和可实际操作的危机管理机构｡这个危机管理机构可以与现行的学生工作处､校办等机构有机统一起来,集日常管理与危机管理于一体｡这样在危机事件爆发时,便可启用危机管理程序｡同时学校的危机管理系统必须形成制度,广泛宣传,使全校师生知晓并积极投入到反危机知识的学习和危机事件应对能力的训练之中｡学会不仅能保护自己而且会救助他人的基本知识,在危机事件中保持冷静,积极互助;学会与学校默契配合,从容应对,尽量降低危机造成的损失｡
(责任编辑 张茂林)