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网络平台下高校学籍管理的实践与研究
作者：董明伟
[关键词]学籍管理，网络平台，教学管理。
[中图分类号]G647.33[文献标识码]A[文章编号]1005-4634(2008)04-0323-03
高等学校学籍管理工作是高校教学管理工作中的重要内容，在很大程度上直接影响高校的教学效果和办学质量。因此，适应新的形势和网络环境，创造性地开拓管理思路，采取与时俱进的具有较强执行力的措施，是当前学籍管理工作应该深入探索的问题。
1学籍管理工作的主要内容与职能
高等学校学生学籍管理是指“高等学校根据国家对高等学校学生德、智、体全面发展的要求，制定规章、制度；并按一定的程序和方法，对取得入学资格的学生从入学注册、成绩考核、升留（降）级、转系（专业）与转学、停学、复学、退学，奖励与处分，毕业与毕业资格审查等方面进行的管理。”[1]
可以把高校学籍管理工作分为三大板块：首先是对高考录取的学生进行资格审查并给予学籍；其次是按照不同学科门类不同专业方向的教学计划进行成绩的考核并给与相应的学籍异动处理；最后是对学生在校期间所取得的所有成绩（包括课程成绩，英语、计算机过级情况等）及综合表现审定是否具备获得毕业证、学位证的资格。
学籍管理是贯穿于学习始终的，对于学生树立明确的学习目的和正确的学习态度起到了激励作用，并且为学校教学工作的正常运行提供了有利保障。科学合理的学籍管理能充分调动大学生的学习积极性，使学校形成严肃认真、公平竞争的优良学风，保证教学质量的提高和育人功能的体现。正因为学籍管理工作在高校管理工作中占有举足轻重的地位，对从事学籍管理的工作者也提出了更高要求。因此，学籍管理工作者务必主动适应新形势的发展，更新观念，提高管理能力和工作效率，探索适合校情的新方法新思路。
2学籍管理工作中普遍存在的问题
2.1政策宣传不到位
学生对学校的管理体制及相关学籍管理规定缺乏了解，对校、院两级管理体制的工作分工及权责认识模糊，经常跑错部门，耽误办事时间。
2.2信息缺乏共享，管理部门之间协调不顺畅
高校在早期的建设过程中缺乏统一的规划和部署，各行政部门和教学单位在信息化建设方面自成一体，同时各自的管理制度和标准也不统一，这就形成了信息孤岛，给全校范围内数据的整合带来了困难，学籍管理方面就体现为难以准确快速地建立学籍信息库，难以同步更新学籍异动信息。
1）难以准确快速地建立学籍信息库。目前高校都采用网上录取考生，但招生部门提供的新生库数据格式大多与学籍管理软件中的数据格式不匹配，需要二次开发；同时，招办提供的数据也存在由于报名时个别学生的姓名、性别、出生年月或身份证号等信息输入错误，导致教务部门向省级教育主管部门报送毕业生电子注册数据时费时费力的潜在问题。此外，学工部门上报的未报到新生数据不及时不准确也给新生学籍信息库的建立带来了难度；
2）难以同步更新学籍异动信息库。高校扩招后教学规模扩大，学校和教学单位（院系）实行分级管理，学籍异动频繁，但各学院管理水平参差不齐，院系教务内部分工又不明晰，没有实现专人专管，异动信息就难于及时收集。加之，有的学生不按异动流程去教务处办理手续就擅自异动，学院了解后又不及时汇总通报给学籍管理部门，信息的不对称不畅通就给学籍管理工作带来了疏漏和隐患。
2.3学籍管理工作不够规范
学籍管理工作的内容主要是入学与注册、升留级、休复学、转退学管理等。目前高校中受多种因素影响，学籍管理工作不规范的状况普遍存在，主要有学籍管理制度不健全，措施不得力，异动处理不严谨，学生信息处理收集不及时、不全面等。
1）异动处理不严谨，因转学、转专业带来的遗留问题有待解决。高校学籍管理条例中对转学、转专业都有具体规定。“学生确有专长，转系（专业）、转学更能发挥其专长者；学生入学后发现某种疾病或生理缺陷，经学校指定的医疗单位检查证明，不能在原系（专业）学习，但尚能在本校或其他高校别的系（专业）学习者；经学校认可，学生确有某种特殊困难，不转系（专业）或不转学则无法继续学习者。根据毕业生分配制度的改革和社会对人才需求情况的发展变化，必要时学校可适当调整部分学生的专业、系。”高校出于“以人为本”的指导思想，对于确实存在困难而不得不转学、转专业的学生，同意其学籍异动申请。而事实上，学生本人对转学、转专业给今后毕业、就业带来的影响知之甚少。每个学校的教学大纲、修读课程不尽相同，每个专业的教学要求也存在差异。这就涉及到以前所修的学分能否被学籍异动后的专业认可的问题。如果在办理转学、转专业时不予以重视，到毕业时再考虑就错过时机了，可能影响到学生的正常毕业。因此，在办理学籍异动审批手续前就应向学生说明不利因素，加以提醒和引导，避免遗留问题影响正常毕业。而实际工作中，教务部门任务繁重，很少有人及时去提醒和引导要异动的学生；
2）学籍异动档案的管理无章可循。对于学籍异动档案的保存和整理没有规定统一的形式和标准；有些教学单位对学籍档案的保管不重视，缺乏学籍档案管理的意识，有的学院甚至纸质的与电子的材料均不保留，有问题就推到校教务部门，权责不清，管理混乱。
2.4现代教务管理软件的运用有待深化
“应用计算机进行学籍管理，将科学、高效、先进的信息资料管理技术引入学籍管理工作中，建立学籍管理自动化、信息化系统。在计算机上设计使用一套含有登录、统计分析、查询检索、公开共享等功能的学籍信息资料档案将大大提高工作效率。做到情况反馈迅速及时，数据统计可靠准确，信息搜索全面客观，增强学籍管理工作的科学性和有效性，取消不必要的重复劳动和手工作业，同时也可以加强各教学单位间的信息交换，便于各级领导和部门掌握情况。”[2]
现在很多开发并已付诸运用的综合教务管理系统基本上能满足高校教务管理的要求并有效地完成管理工作。燕山大学于2004年11月引进了由正方科技公司开发的“高校现代教学管理信息系统”，很大程度上提高了燕山大学学籍管理工作的准确性、高效性。但同时也不难发现新老系统的交替存在一定的障碍，甚至要有一段的适应期和磨合期。新系统具有的全面广泛的功能还不能被使用者很好的运用，也没有发挥最大的优势。在具体工作中，往往只是用于日常的系统维护、统计、学籍管理、课程设置及安排、成绩录入，而很少深入地挖掘教务管理系统中更多的功能，尤其是缺乏横向的联系与交流。学籍、教学运行、考务管理这三个环节是紧密联系的，应该有机结合起来，实现数据、信息资源的共享。此外，学校自己购买的教务管理信息系统中的学籍库与省级教育主管部门下发的高等学校学籍管理信息系统中的学籍库字段不相匹配，同一条异动记录要手工操作两遍，有待进一步开发优化。
3对网络平台下学籍管理工作的几点思考
3.1各高校应充分重视学籍管理工作并组织对新生学籍管理规定的宣传和学习
各高校领导必须充分重视学籍管理工作，要在人力、物力、财力上加大投入，引进技术人员，开发先进的学籍管理软件，加大学籍管理人员的培训力度，加强学籍管理规定的宣传。
[2]