首页 -> 2008年第3期
高校学报在线阅读和编校的实现
作者：黄仲一
一、数据格式的转换
1、背景分析
目前，期刊社和出版社使用方正书版9.0及以上版本较为广泛。方正书版与国外字处理和出版软件(如Adobe PageMaker，Adobe In Design等)不同，其系统在汉字的录入过程中需要加入很多的专用控制字符，形成的小样文件格式与网络版采用的HTML文件格式不能完全兼容。虽然，方正书版系统也进行了升级改进，有了小样文件向HTML格式文件转换的功能，但对于复杂的数学公式、化学分子式及表格等，还无法实现自动转换，且书版软件生成的大样文件(S92，S10，MPS，PS格式)是需要专门的发排软件(PSP PRO)来打印的，无法随意发排、打印、编辑、修改等。相对而言，中国期刊光盘版、万方数据库等有专业的数据库优势，其技术力量可以完成格式的转换，生成CAJ、PDF等网络出版的格式：对于普通的编辑部，在网站建设中要么依赖于这些专业数据库。要么只能舍弃网站的一些功能。也有研究者提出了方正书版大样文件转换成PDF文件的途径，但这种方法比较适合在线阅读，不适合在线编校。
2、CEB格式文件的生成方式
利用方正书版10.0自带的转换工具，可以将排版后的小样文件生成CEB格式文件。具体的操作有两种方式。(1)直接生成方式。打开经过排版后的小样文件，选择菜单中的“排版／t文发排结果输出(Ctrl+F8)”，可以将当前的文档直接生成为CEB格式文件，如图1(a)所示。这种方法的缺点是所生成的CEB文件中，原排版的图像、图形位置全部为空白，比较适合于稿件的初校或者文中没有图像、图形的稿件。(2)间接生成方式。这种方法是先打开经过排版后的小样文件，选择菜单中的“排版／直接输出正文”，可以将当前的文档生成为PS格式的文件，然后选择菜单中的“3-具，选择PS文件输出CEB(Ctrl+F9)”，将该PS文件生成CEB格式文件。这种方式比较复杂，但最大限度地保持了排版稿的原貌，图像、图形均清晰地显示在文档中，比较适合于稿件的终校(含图校)及全文上网。由于后一种方式几乎保留了排版稿的所有信息，包括文字、图形、图像，以及复杂的数学公式、化学结构式、表格等，且格式同美国Adobe公司的PDF格式十分近似，故文稿清晰并可直接在电子文档上修改，还可以进行摘录和全文检索。因此，建议使用这种方式。
3、CEB文件的在线阅读和注释
方正Apabi阅读器是北大方正公司推出的，为中文电子书环境设计的阅览软件，可以阅读和注释CEB文件。它支持CEB、XEB、PDF、HTML、TXT等多种文件格式，不仅可以随意打印生成的CEB格式文件，还可以在文档上随意修改、删除、标注。
方正Apabi阅读器的具体使用可参见阅读器中的帮助文件，其注释工具组主要有5种，如图2所示。(1)自由画线。选择自由画工具，可在页面中留下画线或计算机“手写”标示。(2)下划线。选择下划线工具，选中文字，则文字被加上下划线。(3)删除线。选择删除线工具，选中文字，则文字中部被加上删除线。(4)加亮。选择加亮工具，选中文字，则文字被加亮。(5)批注。又分为区域添加批注和文字添加批注两种方式。(a)区域添加批注。在工具栏中单击“批注”按钮，选择区域，在弹出的批注信息输入框中输入批注，点击确认，即给该区域添加上批注；(b)文字添加批注。先点击文字选择工具，选中文字，在选中的对象上点击鼠标右键，选择“批注”，同样在弹出的批注信息输入框中输入批注，点击确认，即给选中的文字添加上批注。如果要修改批注，可按Delete键或在右键菜单中选择“删除选中对象”，即可删除注释，然后进行修改。修改信息确定后，在“文档”菜单中选择“导出注释信息”命令，弹出导出注释信息对话框。选择导出文件存放的路径及文件名，并选择导出的注释类型，可以将添加的各种注释导出。导出的注释信息文件扩展名为“.ANN”，不可修改。当编辑收到该文件后，开始对照文稿导入注释信息，在“文档”菜单中选择“导入注释信息”命令，弹出打开文件对话框，选择需要导入的注释文件即可。被导入的注释信息文件只能是.ANN文件，而且必须是同一文档导出的注释信息文件。将其他文档的导出文件导入可能会导致错误。
二、稿件的在线编校
目前，大多数编辑部让作者对稿件进行校对，主要是提供纸质校对稿，其有利的一方面是稿件字面清晰，但难以迅速、及时得到作者的反馈。我们曾经采用电子邮件发送校对稿电子版的方式，这种电子文稿是采用扫描仪扫描或数码相机照相，将纸质文稿变成图片格式，时间是缩短了，但稍微清晰一些的照片一般都有10 MB，文件太大，不仅发送困难，而且作者无法在图片文件上直接修改，因此还是无法根本解决问题。
基于此，我们利用方正书版系统10.0将排版好的稿件生成的CEB格式，这种CEB格式的校对稿一般4个版面只有110 KB左右，既可直接发邮件给作者，也可上传到学报网站的信息管理系统中。作者只需登陆学报网站(www.hdxb.hqu.edu.cn)下载方正阅读器，根据相关的使用说明，随时下载后校对或者直接在线校对。校对完成后，作者将修改、删除、批注等注释信息从阅读器中导出，然后将产生的后缀为，ANN的注释信息文件(约20 KB)上传到网站或发邮件到编辑部即可。同样地，编辑部的编辑人员和排版人员也可以登陆网站的信息管理系统。进行稿件的编辑和校对，方法和步骤是相同的。这就使得学报稿件在线编校成为可能。
三、学报在线阅读和全文上网
在未采用本文介绍的实现方案的情况下，学报在线阅读和全文上网，一般编辑部的技术条件并不允许，有的只能从中国期刊网等地方下载，而下载的CAJ、PDF格式文件都有该网站的水印。另外，数据库的数据是编辑部在纸版刊物印出来后，将付印的电子文档(S2文件+PRO文件)传送给数据库，再由数据库的专业技术人员进行数据转换并发布在数据库网站上的，这就产生时间迟滞。
采用方正书版系统10.0即时将出版的学报生成CEB格式，然后上传到学报网站的信息管理系统中，借助方正阅读器，可轻松实现即时的在线阅读和全文上网。在进行全文上网转换数据的时候，可以采取单篇文献和整期文献两种方式。前者比较简单，文件也小，约110 KB，可用前面提到的转换格式进行转换，其形式直观，适宜单篇检索；后者比较复杂，由于整期文献是联版文件，必须使用同一个PRO文件，所以当文件排版时要考虑联版效果。因此，排版时应注意联版的PRO文件，建议采用正文的第一篇文献的PRO文件为联版PRO文件。联版后，如果书眉、页码有需要变动的，只能到当前的小样文件中修改，即在每页中都加注KM和WM注解，也可在当前小样文件中直接给出YM注解定义页码类型或起始页码。如在总目次文件的最开头加YM注解定义页码类型“罗马数字”，在正文文件的最开头再次给出YM注解重新定义页码类型及起始页码。这样，整期文献的联版效果就如同一本电子期刊，一般每期约2.2 MB，整体性好，适宜整期检索和翻阅。
网络出版的出现对学报的出版所产生的影响是巨大的，也给学报在出版理念、运作模式等带来深刻的变革。本文的方法操作简便，有条件的学报在建设网站的同时，可以借此改变工作模式和提高工作效率。