首页 -> 2007年第7期
公文电子化教学刍议
作者：龙步康
关键词：电子政务；电子公文；电子化教学；相关问题
在计算机科学和网络技术飞速发展的今天，电子政府、电子政务、电子公文等新生事物以其强劲的生命力涌现出来，这就带来了公文电子化教学的新课题。顺应时代发展的需要，改革传统的公文教学手段和教学模式，培养高素质的秘书写作人才，是公文写作教师必须认真思考的问题。
公文是用来沟通信息、交流情况、处理事务、解决问题的具有规范格式的法定文种。无论是电子公文还是传统的纸质公文，从本质上来讲，在其功用上是完全相同的，它们都是用来处理公务的工具。但是我们应当看到，由于生存和存储介质的不同，电子公文与纸质公文的规范既有相通之处，又不可能完全相同，例如，国家电子政务标准化总体组即将出台的《基于XML的电子公文格式规范》，其编制就主要是依据《国家行政机关公文格式》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《深圳经济特区行政机关电子公文交换技术规范》。
国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》对电子公文作了如下规定：“本法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理形成的具有规范格式的公文电子数据。”显然，电子公文需要依靠网络信息技术对公文进行高效有序的电子化处理。培养学生电子公文的写作技能，必须改变传统的公文教学手段，应将写作基础理论知识的传授及写作技能的培养与计算机网络的操作运用紧密结合起来，实施公文的电子化教学。
公文的电子化教学，不仅是公文教学手段的更新，也是公文教学内容和教学模式的改变。从最主要的教学内容来看，公文的电子化教学与传统的公文写作教学并没有根本性的区别，它只是传统的公文写作教学在计算机和网络技术的条件下向办公自动化的延伸，也可以说是传统公文写作与计算机操作和网络运用的结合。因此，公文电子化教学与传统公文教学的重点仍然保持一致。同时，这种教学又拓展了传统公文教学的空间，改善了传统公文写作的学习环境和条件，为传统的公文教学注入了新鲜的活力。
公文电子化教学的优点
可激发学生的学习兴趣学习任何一门学科，没有学习兴趣就会失去学习的热情，降低学习的效率，甚至会产生厌恶并抵触的情绪。公文属于应用文的范畴，相对于文艺作品而言，其内容要抽象得多，其内在的写作结构也具有较强的程式性，且从其写作基础知识来看，理论性也较强。总的说来，公文写作容易让人觉得枯燥乏味，特别是对职业技术院校中正处于活泼好动求新好奇这一年龄段的学生而言，如果认识不到位，往往容易失去学习的兴趣，进而影响学习的自觉性、积极性。公文电子化教学由于实现了公文写作与计算机网络的对接，在教学模式、手段等方面带来了一定程度的改变，契合了学生求新好奇的心理特点，迎合了许多学生对计算机网络的兴趣爱好，从而对公文写作本身的生动性和趣味性产生弥补作用，可维持和增强学生的学习热情及动力。
丰富教学的内容可拓宽学生的视野公文写作有很强的政策性、专业性。要写好公文，除了要具备基本的写作基础理论知识和较强的驾驭语言文字的能力外，还应掌握党和国家制定的路线、方针、政策及法律法规，熟悉行业部门的相关业务知识。但对大多数学生而言，他们的知识结构不合理，某些方面的知识甚至严重匮乏，同时，社会阅历少，实践经验不足，所有这些，都将导致他们在写作过程中产生“木桶效应”，眼高手低，写作基础理论似乎听懂了，但提笔表达又不知所云。实现公文的电子化教学后，可以充分利用因特网的丰富信息资源来对症下药。
1.模仿例文。网络本身就是一个公文写作的资源库，从网上不仅可以查找有关公文写作的理论知识、写作方法，而且还可查找到大量的富有时代气息的典范例文。例如下列常用的公文网站就有大量的相关资源：华文写作在线、国际应用文研讨会、星空应用文、应用写作杂志社、应用文写作参考资料、公文写作网、中国公务网、公务员吧、秘书工作。除上列网站外，还有很多政府官方门户网站上都有权威性很强的行政公文，这些公文更贴近现实生活，且涉及的行业领域宽泛，大大弥补了教材例文少，内容更新慢的不足，学生可以结合自己的兴趣爱好选择阅读，比较对照，体味模仿，进一步消化理解所学的写作基础理论知识，悟出典型例文的成功之道，提升写作的能力。同时，在阅读这些公文的过程中，学生还能了解有关业务开展的状况，学会分析解决问题的方式方法，办事能力得以增强，为写作应用文奠定一定的基础。
2.搜索信息资料。文章是对客观现实的反映，公文同样如此。要写作公文，必须先要正确地认知客观事物，深刻了解其内在的本质联系，掌握其发展变化的规律。如果对客观事物的基本知识缺乏必要的了解，没有获得必备的基本材料，不能以内行的眼光去观察分析判断，就不可能发现问题，更不会进一步去正确分析问题，找出解决问题的正确方案，采取恰当的措施和方式方法。换一个角度来说，也就是要先会“办事”，然后才能“办文”。学生大多是从校门到校门，囿于生活阅历，积累的社会实践经验和有关业务资料显然不能满足公文写作的要求。因此，必须想方设法缩短学生与社会实践之间的距离，而网络在公文电子化教学中就以其丰富的信息资源在这方面充分发挥了快捷方便的功能。网络的信息几乎涵盖了方方面面，特别是在信息检索上，它还提供了强大的搜索功能。例如我们通过类似“百度”这样的搜索引擎，就能迅速地查找到涉及时事政治、政策法规、经济文化等等方面的信息。学生通过认真阅读，不仅能开阔视野，了解社会，把握时代跳动的脉搏，而且还能深入了解某些公文的写作背景和主题思想，领悟解决某些问题的措施和方式方法，夯实写作公文的底子。从文章写作的角度来看，任何文章都要有明确的主题，而且主题的确立和表达都离不开材料，公文的写作也同样如此。“巧妇难为无米之炊”，在公文的写作中，如果缺乏必要的材料支撑，文章就会显得“假、大、空”，不能鲜明突出地表达主题。特别是当一些行政公文涉及相关的政策法规、专门业务时，就更需要弄准确、搞清楚后再下笔来写才行。只有如此，才能更好地体现公文的政策性、权威性和严肃性。所以在对学生进行写作技能的实训时，指导学生正确利用网络搜寻相关资料显得很有必要，同时也是可行的。
增强微机操作技能，缩短办公自动化的距离顺应时代发展的潮流，当今许多机关单位都非常重视办公自动化的建设，急需熟练掌握办公自动化设备操作技能的相关人才。培养这样的人才，教育部门责无旁贷。进行公文电子化教学从客观上讲是一举两得的事情，在培养学生公文写作能力的同时，还能帮助学生复习巩固所学的计算机及网络操作知识。现在全国秘书资格考试改为机考后，公文电子化教学在强化学生的计算机及网络操作训练方面充分发挥了应有的作用。公文电子化教学主要体现在学生利用计算机网络制作、存储和传输电子公文，在这个过程中，学生可逐步熟悉常用的办公软件，了解一些计算机写作的文本模式，提高公文的制作效率，拓展延伸办公自动化教学的内容。在一些计算机中文平台中，常常存储了一些精心设计的文体形式框架，例如在Word软件里，有“常用”、“数据库”、“出版物”、“备忘录”、“报告”、“信函和传真”、“其他文档”、“演示文稿设计”、“电子方案表格”、“web”页等模板。在公文电子化教学中，引导学生根据想要表达的主题性质、题材类型及写作意图来确定相应的文体模板，经过恰当的修改、创造，就能较好地帮助学生掌握公文的排版格式及文章内容结构层次的合理安排，较快地领悟、掌握公文的写法。而这些，在通常的办公自动化课程教学中往往是未曾涉及的。
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