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16、一页报告的效力

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从意见中择出事实的一页报告,正是宝洁公司
作出决策的基础。——宝洁公司总裁爱德华
宝洁公司的标语是“一页备忘录”,该公司的前任总经理理查德是一个做事情雷厉风行的人,他有一个习惯,就是从来不接受超过一页的备忘录,他常在一页退回去的备忘录上面写道:“把它精简成我想要的东西。”如果备忘录过于复杂,他会加上一句:“我不理解复杂的,只理解简单的,我工作的一部分就是教会如何把复杂的简单化,只有这样,我们才会更好地进行下一步工作。”
传统的报告一般是由经理或者经理助理起草拟定的,报告大约15页左右。因此,有人置疑,如果说报告只有一页长,宝洁公司是如何将其处理的如此切中要害,一目了然的呢?研究人员的调查揭露了这个谜底。宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上,不惜耗费精力与时间而将报告尽量缩减,目的是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需时间。这种处理问题的方法非常精细,并且趋于完美。宝洁公司的总裁经常鼓励他的员工及时与自己沟通,并对提交报告的员工说:“公司的大部分效益建立在这一页报告上。”这也是宝洁公司高效率的工作水准,高效益的营业收入之秘密所在。
一页报告的威力在于,它的要点鲜明集中,比主旨散布在十多页的分散式、复杂式的报告要简洁清楚。同时,一页报告也解决了很多问题。
首先,因有少量的问题有待讨论,审核的速度加快了,工作效率也提高了。
其次,节省了大量的、不必要的时间上的浪费;
最后,这种精练的文章形式,使报告的含金量大大提高。
一份冗长的报告也许写的时候不会太难,但是如果让你把这份冗长的报告缩节成一页纸,那么难度就很大了。
是的,一份简洁明了的报告要求有更高的含金量,而含金量越高那么报告的价值与可行性则越高。我们缩减报告的目的,就是要求报告的内容告别那些繁琐的一味重复性语言。一份报告没有清晰的结构与观点,就没有可读之处与可行性。一份精简的报告不仅是在节约阅读者与执行者的宝贵时间,而且是在无形中提高了企业的效率。
为了提高效率,管理者应该采用最简单可行的方法节约时间。一页报告就是一种行之有效的良好方法,它可以让领导更好地了解企业的运行现状,可以使领导者与员工及时沟通,了解员工对企业的期望值,接受员工对企业的建设性意见。同理,在企业的管理制度上也可以做好管理结构的简化,使上下级之间达到高质量、快速地沟通。

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