自然、真诚是最佳的出发点
在谈论单位的管理理念时，经常可以听到上司这样说：“在我们单位，我的办公室大门永远为员工们敞开着，只要愿意，随时都可以进来进行双向沟通。”但实际情况是大部分职员认为沟通不是件容易的事。
尽管上司办公室的大门敞开着，可是又有几位职员愿意主动去和上司进行双向沟通呢？据一项调查资料显示，有50%的职员，声称从来没有进过上司的公室，而在进过上司办公室的50%职员中，又有25%的职员表示并非是主动的，而是被上司叫进去的，一般而言，下属对此的解释是：上司的门虽然是开着的，但那是形式上的。从感觉的角度而言，这扇门实质上并没有真正敞开。正所谓人微言轻，有时下属的确对单位的某项方案有一些自己的想法，但是想法归想法，单位的方案还是得执行，或者根本是说了也白说，上司会罗列各种各样的具体困难，让人觉得简直是在白费力气。
如果你寄希望于上司会自然地了解其下属的期盼，那定会令你大失所望。职员在工作中经常会碰到这样或那样的挫折，在生活中有时也会遇到一些困难，很希望在这个时候上司会比较善解人意，帮助去克服这些问题。但是只要不是被上司叫进办公室，这些人一般从来都不会想到要主动去和上司谈谈，他们想像上司能够像魔术师一样，自然而然地了解和提供下属所需要的信息和帮助。当然有些上司确实能够在关心下属方面做得非常出色。但是作为下属，如果期望所有上司都能够如此，那就是太不切合实际了。因为上司毕竟也是常人。大单位尤其如此，下属有几百甚至上千人，上司不太可能像孙悟空一样钻到每一个下属的肚子里。作为上司本身，除了关心下属之外，更面临的是单位长期目标和短期目标的矛盾，更需要承受来自领导和同级之间的压力。
的确，无论是上司还是下属，他们之间都需要有良好的沟通，经常的交流，如此才能建立起和谐融洽的工作关系。和谐的关系能够避免毫无必要的误解和冲突，而这种良好的关系首先需要的是对双方工作的理解。作为下属必须意识到，上司非常需要得到自己的帮助、配合和建议，需要捕捉来自下属的问题和反馈，从而帮助他做出相应的计划和安排，而上司也需要来自下属的忠诚、可靠与合作，这些只有通过沟通才能做到。
一般说来，人们在与同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。但是在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张，表现比较拘谨，并且自卑感强。相反在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。
比如，有的人在上司面前从不敢“妄言”，与同级别同事也不多说话，可是在下属面前讲话时，则落落大方，侃侃而谈。有的人则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和 虔诚。
因此向上司坦诚地反映问题和提供建议，首先就需要选择好时机，向上司反映问题和提供建议的最好时机，是到上司的办公室，和他约时间，可以这样说：“我有一项建议需要与您讨论，可以和您约个时间吗？”记住，大清早刚到办公室，或午后令人疲惫的时候，都不适宜向上司反映问题和提供建议，当上司表现出不赞同或心不在焉的神情时，就不要再展开自己的话题了，否则不会有什么好效果。
其次和上司交谈沟通的时候，请温和地提出自己的问题或建议，切忌有情绪化的举止，更要提出具体可行的方案，批评永远比建议要容易得多，切忌只是批评和提出问题，还需要提出有什么改进的办法。上司需要的职员是值得支付薪水、表现可圈可点的人才，如果在反映问题和提供建议之后，又能够对上司说：“这问题虽然让我左右为难，但我会尽全力处理好这件事的。”这样说，不仅可以体现负责尽职，而且最主要的是一切尚在可控制范围之内。
再次对单位有批评和建议时，提出问题的人一定要有正确观念。很多人会说，希望“单位”如何如何，把自己远远地撇清，但单位是从管理阶层到基层职员共同组成的，如果单位不好，大家都有责任。如果提出批评的人是和单位荣辱与共，那么他的话绝对不会让人听了不舒服。当然，单位也有责任提供畅所欲言的环境，切忌让大家有秋后算账的恐惧。