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第3节 凡事必有先后顺序

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救火行动是特例而不是惯例
一对夫妇决定带他们的孩子去欧洲的迪斯尼乐园玩。他们的计划大致是这样的:周五晚上乘飞机飞往巴黎,晚些时候到达;周六早上吃完早餐后,从巴黎中部去迪斯尼乐园,在那儿过一整天,尽兴地玩,然后回来。在孩子和保姆睡下后洗一个澡,再出去美餐一顿,放松一下心情。
这给人的第一个反应便是:那将是非常忙乱的一天。因为他们把所有活动串在一起,好像有很多事情要做。这个故事告诉我们事情总得有一个先后顺序。很多人要么没有意识到这一点,要么即使意识到了,也没有理解事情的先后顺序意味着什么。
事情的先后顺序对我们的意义就是:没有事情的先后顺序,将一事无成。像下面的会议,我们都不会陌生:会议达成一致意见,每个人都认为问题需要得到解决,并且就下一步采取的措施也达成了统一的意见。然后大家就一个接一个地离开了会议室。但奇怪的是,结果什么事情都没有完成。什么事情都没有完成就是因为没有列出事情的先后顺序,更糟糕的是,由于没有人总结(最理想的是得出书面总结)会议所讨论出的结果,因此每个人各自都形成了一套事情的先后顺序,这无疑使整个事情呈现出一种无序状态。事件的先后顺序还是预测未来的最好方法。简而言之,事件的先后顺序就是我们的计划,更确切地说,合理的先后顺序是一个完美计划的基础。

◆向政治家学习
有些人认为他们不需要学习政治或行销的技巧,他们只管做好工作,生产良好的产品,肯定与报酬自然而然就会跟随而来。通常,情况并非如此。擅长做你分内的事是不够的,任何工作计划都有它的政治面,忽视这一面,计划就会进行缓慢甚至夭折。
即使你不是政治家,你也必须和政治家打交道。所以,知道他们想些什么、如何决定优先顺序是很有用的。一个老练的政治家怎样决定接什么电话、见什么人?答案是:权势。当政治家面对成堆等待回答的电话留言时,他们会问:“这些电话留言里,谁的权势最大?谁可以帮助我?谁会对我不利?”市长、参议员、高级政府官员每天收到的信件和电话成百上千,假如他们亲自回复每一个,他们所能做的就只是通电话和写信了。所以,这些工作大部分都是委派他人去做。但是,即使如此,那些被委派的人也是以相同的原则来处理:“谁最有权势?谁可以帮忙?谁会造成伤害?”
一旦对所做的每件事都形成先后顺序,那么一切都会改变。这就好比从一堆待完成的工作中取走最上面的一项工作,那么事情就前进一步。更重要的是,当有新的事情出现的时候,可以用手头上正在做的工作来检验这些新出现的事情,看它们是不是和正在进行的工作相关。如果相关,那么我们便可以加以处理;如果不相关,那么我们大可以把它们放在一边。对所做的每一件事都形成了先后顺序,还意味着可以加速这些事情的进程。比如说,我们手头上正有一件事需要做,它不可避免地要牵涉到其他的一些人。我们把自己负责的事情完成后就要移交给其他的人。但通常的情况是,这件事会在那些人手里被搁置,一直无法完成。
但是,如果我们手里有一个事件堆的话,便可以沿着事件堆往下看,而不必只停留在最上层的事件,看是否可以通过做下面的事情来促使整个事情往前发展。这样,在等待其他的事情完成时,我们仍可以有所进展。
◆制定优先顺序
我认识的所有功成名就的人都会为自己的待办事项制定优先顺序。《世界主义者》的编辑海伦·格利·布朗,随时会在桌上放着一本杂志。每当她受到引诱,想挥霍时间去做对《世界主义者》没有直接贡献的事情时,瞄一眼那本杂志就可以帮她回到正轨。布朗说:“你可能非常努力工作,甚至因此在一天结束后感到沾沾自喜,但是除非你知道事情的先后顺序,否则你可能比开始工作时距离你的目标更远。”
标出急需处理事项的方法有:一、限制数量;二、制成两张表格,一张是短期计划表,另一张则是长期优先顺序表。你可以在最重要的事项旁边加上星号,A、B、C等英文字母或数字1、2、3。 
知道什么是第一优先的事,比计划何时去做这件事重要得多。至于完成这件事情就是流程规划与流程运作的问题了,正如俗语所说:“如果你知道目标,总有人可以告诉你该怎么去做。”
决定优先顺序时,到底什么该做、什么不该做、什么时候做什么,我们可以运用著名的80/20法则来解决这些问题。
穆尔于1939年大学毕业后,在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美圆,但满怀雄心壮志的他仍拟订了一个月薪1000美圆的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后,他立即拿出客户资料以及销售图表,以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现,80%的业绩都来自于20%的客户中。同时,不管客户的购买量大小,他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是,穆尔的下一步就是将其中购买量最小的86个客户退回公司,然后全力服务其余20%的客户。
80/20法则成了穆尔的秘方。结果如何?第一年,他就实现了月薪3000美圆的目标,第二年便轻易地超越了这个目标,成为美国西海岸数一数二的油漆推销员。穆尔一直坚守80/20法则,这不但使他变得非常富有,还令他最终当上了凯利-穆尔油漆公司的董事长。你可以将80/20法则的基本原则应用在你拜访的客户或是你的待办计划表上:集中精力在能获得最大回报的事情上;别花费时间在对成功无益的事情上。就像穆尔“开除” 80%的客户一样,你也得删除待办事项计划表上80%的事情。
是否还有什么工具可以帮助我们决定事情的先后顺序呢?项目管理大师弗格斯·奥康奈尔曾提到过七种工具,即:
1对过程进行整体构思;
2在决定先后顺序时尽量照顾到细节;
3运用知识并利用假设;
4找出适用同一顺序的所有事件;
5寻找其他的做事方法;
6记录实际发生的事情;
7寻找事件顺序之间的联系;
他还对这七种工具进行了解释:
对过程进行整体构思
想像、设想、猜想、记录下每一件事或每一项工作是如何引出下面的事件或工作的,直至最后所有事件(或工作)——从起点到终点——穿起。
在决定先后顺序时尽量照顾到细节
有句老话是这样的:问题存在于细枝末节中。的确,事实就是如此的。只有当我们穷尽细枝末节,只有当我们想像(即对过程进行整体构思)各种各样可能发生的事情时,我们才可以清楚所有潜伏在前进道路上的障碍。
运用知识并利用假设
你很可能会反驳说:“我们不可能知道所有的事情,也不可能照顾到所有的细枝末节。不可否认,这是事实。但我们依然还是有简单的办法的。若掌握相关知识,就运用这些知识,如果没有的话,那么就在你的大脑里构思整个事情的经过;如果你遇到某件事并且不知道接下来会发生什么,那你可以作出假设。这些假设会帮助我们把所有的事件衔接起来,从而形成一定的先后顺序。
找出适用同一顺序的所有事件
同样的事情可能会在公司的几个地方相继发生,而你或许也被牵涉在其中。如果是这样的话,一旦发现了某件事情中的先后顺序,便可以把这个顺序应用到其他事件中去。
寻找其他的做事方法
“办法总是有的。”俗语是这样说的。我们一旦弄清楚了要做的事情以后,肯定有各种各样的方法使其完成。我们会坚持最简单的做事原则,但为防止出现偏差,我们做事时也要考虑其他的方法,这二者并不冲突。
记录实际发生的事情
我们可以利用他人的经验形成事件的先后顺序 。我们应当记住的是:我们的团队,我们的同事,或者是组织中的某一个人也许对某些事情有所了解,请充分发挥他们的能量。
即使事实并非如此,在开始做某件事时,我们仍然可以迅速地形成自己的知识库。弗格斯·奥康奈尔还详细地给我们提供了记录下实际发生的事情的方法。他认为知识库的作用是:当下一次再计划某一件事时,即使只是稍有类似,我们也可以从知识库中提取到有用的信息。
寻找事件顺序之间的联系
要想形成事件的先后顺序,有一个很有用的做法,那就是寻找顺序与顺序之间的联系。这些联系可以使你同时做几件事情,或者通过这个事件顺序加速另一事件的进度。

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