（一） 定出期限，才能掌握时间
工作是个流程性的事物，领导部署、监督并指导、验收工作，下属执行，是一个循序渐进的过程。流程中每个阶段都是相辅相成，互为依存的，只要有一个地方出问题，就会影响整个整体工作的流程，就像血管中产生了血块，稍有疏忽就会失去性命。尤其是接近组织核心的工作，如果有所停滞，所造成的影响是非常重大的，所以不可以让它有瞬间的停滞，有堵塞应该最优先排除，加以解决处理。
有些领导人一点也不在意自己桌上堆满各种资料文件，不急着赶快过目做裁决，或归档，或传交到下一个负责的人，尽早做处理。堆积的文件资料不但影响办公室的美观，也是在堆积工作。习惯积压工作的领导者总是说，其他必须要做的工作堆积如山，忙得不得了，所以没时间处理积压的工作。但仔细观察的话，我们可以发现他们在想要休假之前，一定会以极快的速度处理手边所有的工作。由此可见，只要有心想做，就一定可以做好。这种人对处理与自己有关的事情，实际上速度是很快的。
另外，不论你所从事的是重复性的或是项目性的工作，若想成功地达成目标与标准，具有计划与安排工作的能力非常重要。很多管理者都忽略这一点，他们所持的理由不外乎：为什么要事先计划？事情绝对不可能和计划的一样！计划只会浪费时间。如果我将时间拿来做计划，那就永远没时间把事情做完了。我可以一边做一边计划，我是很有组织能力的人。计划只不过是在猜测未知数，一点用处也没有。虽然上述的理由都有几分道理，但不可否认的是，除非你拟定一份计划并排出预计达成的时间，否则目标将永远只是一个希望。
因此，定出期限，做好计划，才能掌握时间。在组织中，当资料文件转到自己手边时，必须要有工作处理的截止日期，这是一个优秀领导者应有的认知。当然，这当中也有需要花时间深思熟虑的事情，所以并不是随便迅速处理就是好的。虽然这时一定要从各种角度进行检讨、听听他人的意见，然后再下最后决断，但仍要订出处理的期限，做出结论，否则可能过了几个星期，事情仍是积放在办公桌上。委托部属工作时，如果时间很急，最好是明确指定期限“到某日某时为止”，而不要说：“希望尽可能快一点”。因为“尽可能快一点”与“不急，什么时候都可以”是没什么两样的。希望尽可能快一点完成的工作，除非对方觉得自己可以，否则是不会做的。现在的人不仅仅在工作上，家庭活动、与朋友交往等方面，都有忙碌的行程计划。所以，在委托和安排别人进行工作时，最好做好心理准备：也许不到期限对方是不会提前完成的。被委托的人也是如此，当对方没有指定完成日期时，自然会将工作挪到后面做。即使对方指定了完成期限，也常有太晚开始处理，以致结果来不及的情形。这是因为太过放松自己的关系，往往要到有了情绪才做，想去做才去做。如此一来就已经浪费太多的时间了。人都是有惰性的，这样是无法与自己所期待的完成日期一致。所以，指定特定的日期时间，彼此之间比较不会产生误解，在进度掌控上也比较安全。