>>> 2007年第9期
论数字档案馆的信息资源建设
作者：尚 钢
【关键词】数字档案；信息资源组织；信息资源建设
一、数字档案馆信息资源的含义
什么是数字档案馆的信息资源？总体上来讲它也是有狭义和广义之分。广义意义上的数字档案馆是指纳入数字化的档案馆建设范畴的一切信息资源，包括数字化的档案信息资源、其他相关信息网络相关信息网络上的档案资源以及与数字档案馆相关的人员信息、技术信息、信息系统等；狭义意义上的数字档案馆信息资源仅指数字化的档案信息资源及与之相关的其他信息网络上的档案馆信息资源等。
1．传统载体大案的数字化。为了进行数字大案馆建设，我们必须要把这些依附在传统载体上的大案信息转化为数字化形式:纸质大案数字化；照片档案数字化；缩微档案数字化。
2．电子文件及电子档案的直接转化。相对传统载体档案的数字化来讲，电子文件及电子档案的转化工作要简单方便得多，其主要工作是做好选择范围内电子文件及电子档案的转移工作。这种转移工作有两种形式：一是电子文件及电子档案的直接物理转移，即是把选择范围内的电子文件及电子档案从原来的物理位置转移到数字档案馆建设事先准备好的储存武装。二是电子文件及电子档案的“虚拟”转移，其工作简洁明了，技术要求低，易操作，但成本大，花肥时间长，它只适合于电子文件及电子档案比较少的单位。
3．其他网络信息资源的获取。从其他网络获取信息资源是弥补数字档案馆信息资源不足的一条有效途径。它可以让各数字档案馆在进行信息资源建设时互通有无，共同为用户服务，积极发挥档案信息资源的作业。从其他网络获取信息资源，需要注意三个方面的问题：（1）从其他网络获取信息资源是否合法，是否取得了许可权等。（2）对网络信息直接捕获。直接捕获是一种比较简易的方法，但它涉及所有权等问题，容易引起产权纠纷。建立链接，是目前获取网络信息资源比较常用的方法。（3）其他网络信息资源只是数字档案馆信息资源的补充，数字档案馆信息资源建设必须以档案信息资源建设为主。
二、信息资源组织方式
目前，数字信息资源组织的主要方式有主题树方式、数据库方式、文件式、超媒体方式、超媒体数据库方式等几种，但是具体到数字档案馆信息资源建设，我们只能采取一种方式。
超媒体数据库方式，它是超媒体组织方式与数据库组织方式的结合，既吸纳了超本文信息组织方式的自由灵活性，又集中了数据库信息组织方式的简易性和模块性。超媒体数据库信息组织方式，它最大的特点是各信息以独立的节点形式存在，并进行非线性组织。在数字档案馆信息资源建设过程中，此种信息资源组织方式具有很大的优势。一方面，它可以适应现代档案信息媒体的复合化、活动过程再现的逼真化、知识化等特点，满足档案信息资源组织的要求；另一方面，它具有很多的灵活性，既方便信息组织人员进行信息组织，又为后来用户利用信息资源提供了便利。
三、信息资源组织的内容
数字档案馆信息资源组织的内容主要包括三大部分：
1．信息资源的描述。对信息资源进行组织，首先要对信息进行描述。对信息的描述主要分为两种类型：一种是著录，它是按照一定的方法规则，对信息的内容特征和外形特征进行分析、选择和记录的过程。信息的内容特征，是指文件所包含的主题内容；而外形特征，是指文件的责任者、产生的时间、文本、载体、密级等特征。对于数字档案馆信息资源而言，它们是以电子文件的形式存在的，我们要根据有关电子文件及电子档案著录规定对其进行著录。另一种是标引，它是对文件的内容进行主题分析，根据检索语言赋予检索标识的过程。根据实际情况，依据分类法或主题法给予标引，并选择合适的标引深度，为下一部信息整理作准备。
2．信息资源的序化。数字档案馆信息资源系统应该是一个流畅的信息系统，但获取的数字信息资源并不能自动地建立起这个系统，它需要建设者对其进行序化。序化工作是数字档案馆信息资源组织工作的必要环节。从目前的数字信息组织工作情况来看，数字档案馆信息资源组织可以根据信息的内容特征和外在特征，如语言、著者、来源、事由等进行有序化，形成一个个有序的信息资源子系统。
3．信息资源的整合。信息资源组织除了把无序的信息进行整理形成一个个有序的子信息资源系统外，还要把信息进行整合。信息整合工作主要有：把相关的、类似的信息资源整合在一起，形成一个个具有特色的信息资源子集；把数字档案信息资源与其他类型的信息资源进行整合，弥补数字档案信息资源的不足，增强数字档案馆的适应性。通过整合，产生新的知识点，不断提升数字档案馆信息资源的价值和核心竞争力。
数字档案馆的信息资源建设的目的在于把一些无序的、多载体的信息进行整合而选厂有序化的信息资源系统，从而给用户提供一个方便检索、快捷检索界面。
【参考文献】
[1]张晓霞，王宇晖，王萍.数字档案馆：21世纪档案馆的新发展[J].兰台世界,2000，（1）.
[2]刘家真.馆藏文献数字化的原则与方法(上)[J].中国图书馆学报,2001，（5）.